你是否還在反覆更新電子表格、淹沒在便利貼中並參加每週更新會議？在團隊中，專案管理需要花費很多的時間和精力，那麽有沒有辦法提高團隊的工作效率和減少出錯？
在當今快節奏的商業環境中，專案管理已成為確保成功的關鍵組成部分。
但專案管理是什麽呢？專案管理中使用哪些工具？如何實施專案管理工作以在規定的時間內實現特定目標？
本專案管理初學者教學全文1W+字數，完整介紹專案管理的定義、優勢、流程、常用工具、範本等，讓你從零開始系統性地了解和學習專案管理。
專案管理Project management是什麽？
專案在很多情況下都會配備專案經理，即PM（Project Manager），專案經理負責組織團隊、制定團隊計劃並促進專案執行來實現公司的目標。
專案管理是專案經理使用知識、技能、工具和技術來完成一系列任務以交付價值並實現預期結果的過程，涉及協調所有必要的活動和資源，以按時完成並實現你期望的專案成果。
例如，你的目標可能是推出新產品、開發軟體或規劃社交活動，為了實現你的最終目標，專案管理包括：
- 設定目標
- 調度任務
- 管理團隊
- 監控進度
- 與利害關係人溝通和合作
許多結構化框架和工具，例如敏捷、看板或 Scrum，可以幫助你實現專案目標，儘管這些框架採用不同的方法，但每個框架都會盡量讓你採取必要的步驟在預算內按時完成專案。
專案管理的起源和歷史
什麽時候出現了專案管理呢？專案管理的歷史跨越數千年，比如公元前2570年左右建造的吉薩大金字塔和公元前208年建造的中國長城，就基本展示了組織、規劃和資源管理的基本原則。
當代專案管理的基礎是在 19 世紀工業革命期間奠定的，弗雷德里克·泰勒 (Frederick Taylor) 和亨利·甘特 (Henry Gantt) 等先驅開發了優化工作流程和可視化專案進度的方法。
專案管理在整個 20 世紀持續發展，國際專案管理協會 (IPMA) 和專案管理協會 (PMI) 等專業組織成立，進一步促進和標準化專案管理實踐，而從那時起，電腦技術、專案管理軟體和敏捷方法論使得專案管理變得更加靈活。
專案管理有哪些領域？管理哪些方面的内容？
專案管理知識體系（PMBOK® 指南）定義了十個關鍵的專案管理知識領域，這些領域涵蓋了成功管理專案的核心方面，並為不同行業的專案規劃、執行、監控和控制提供了框架：
- 整合管理：協調專案的各個方面，確保它們協同工作。
- 範圍管理：定義和控制專案中包含和不包含的內容。
- 進度管理：規劃和控制專案時間軸和進度。
- 成本管理：估算、預算與控制專案成本。
- 品質管理：確保專案符合品質要求。
- 資源管理：組織和管理專案團隊成員和實體資源。
- 溝通管理：規劃和執行有效的專案溝通。
- 風險管理：識別和管理專案風險和不確定性。
- 採購管理：從外部採購項目所需的貨物和服務。
- 利害關係人管理：識別專案利害關係人並與之互動。
進行專案管理有什麽好處？
爲什麽要對專案進行管理？專案管理有哪些好處？以下是專案管理能為組織帶來的六個主要好處：
好處1：提高效率和生產力
專案管理透過優化工作流程和資源顯著提高效率和生產力：
- 簡化工作流程：實施敏捷或瀑布等結構化方法來簡化流程並提高效率，有了清晰的路線圖，團隊就可以更好地引導專案並執行所需的任務，最終提高工作的整體品質並生產出高品質的產品。
- 資源最佳化：有效分配人力、時間和預算等資源，最大限度地提高產出，同時最大限度地降低成本，資源平衡等技術可以平衡負載並避免出現瓶頸。
好處2：增強可見性與控制
專案管理（比如透過甘特圖等）為利害關係人提供了對專案進度的清晰可見性和控制，確保透明度和明智的決策，這對於保持專案與組織目標的一致性以及主動管理任何潛在挑戰至關重要。
好處3：提高利害關係人滿意度
有效的專案管理能夠更好地滿足利害關係人的期望並確保整個專案生命週期的滿意度，因爲專案經理一般會做好以下幾個關鍵策略：
- 加強溝通：定期會議、進度報告和透明的溝通有助於讓每個人了解專案的狀態、即將到來的里程碑和潛在問題，有效的溝通可確保利害關係人的擔憂得到及時解決，從而促進信任與協作。
- 實施嚴格的品質控制措施：品質保證包括為專案可交付成果制定明確的標準，進行定期檢查，並確保所有產出符合規定的品質基準，此流程可確保最終交付成果具有高品質並符合利害關係人的期望。
- 按時交付：有效的專案管理包括詳細的規劃、設定切合實際的時間表以及持續監控進度，以確保專案保持在正軌上，在預算範圍內按時交付專案成果不僅可以滿足利害關係人的要求，還可以提高專案的可信度和可靠性。
好處4：降低專案風險
專案管理在識別、評估和減輕可能阻礙專案成功的風險方面發揮關鍵作用：
- 主動風險識別：在專案一開始就進行徹底的風險評估，以識別潛在的威脅和漏洞，具體動作包括集思廣益潛在風險，分析其影響和可能性，並將其記錄在風險登記冊中。
- 緩解風險策略：制定和實施有效的風險緩解計劃可以盡量減少已識別風險對專案結果的影響，具體的措施包括為每個已識別的風險制定行動計劃、分配責任以及建立監控機制來追蹤緩解工作的有效性等。
- 應急計畫：制定應急計畫和替代方案可以在面對意外挑戰時保持專案動力和彈性，應急計劃包括為「假設」場景做好準備並制定備份計劃，以確保即使面臨不可預見的問題，專案也能順利進行。
好處5：增強組織競爭力
有效的專案管理透過策略協調提高組織的長期競爭力，主要策略包括：
- 策略調整：使專案目標與整體業務目標保持一致來實現可持續的競爭優勢，這涉及確保所有專案任務都有助於組織的策略目標並提供切實的商業利益。
- 成本效率：優化專案成本和資源可以提高獲利能力和市場定位，而成功的專案管理涉及有效的資源分配、最大限度地減少浪費以及不斷尋求在不影響品質的情況下降低成本的方法。
- 市場差異化：透過讓人滿意的專案交付、品質成果和客戶滿意度使組織脫穎而出，在預算範圍內按時交付高品質的專案不僅可以滿足客戶的需求，還可以提高組織的聲譽和競爭地位
專案管理會涉及到哪些人？
專案管理角色可能會根據組織和專案規模而有所不同，但下面這些基本代表了專案管理中通常會涉及到的核心職能：
1. 專案贊助人
- 為專案提供財務和組織支持
- 對資源和預算做出關鍵決策
- 向利害關係人傳達專案進展
2. 專案經理（PM）
- 從開始到結束監督整個項目
- 定義專案目標並制定計劃
- 分配資源並確保團隊保持在正軌
- 管理預算、風險和時間表
3. 團隊成員
- 執行日常任務以完成項目
- 協作並報告進度
- 貢獻專業知識以確保專案成功
4. 專案利害關係人
- 對專案的成果有既得利益
- 可能包括客戶、供應商、監管機構等。
5. 專案管理辦公室（PMO）
- 制定專案管理標準和政策
- 支援專案經理並歸檔專案數據
6. 指導委員會
- 提供治理和監督
- 確保專案與組織目標一致
專案管理中使用哪些工具？
專案管理中使用的具體工具可能會根據不同的方法（例如敏捷、瀑布）和組織的需求而有所不同，總的來説你可以選用的一些關鍵的專案管理工具包括：
- 甘特圖：用於在可視時間軸中安排和追蹤專案任務和里程碑。
- 任務追蹤和時間表：用於記錄工作時間並追蹤任務花費的時間。
- 工作分解結構 (WBS)：將專案劃分為更小的、可管理的組件。
- 專案基準線：用於根據原始計劃衡量專案績效。
- 儀表板：提供專案狀態、指標和 KPI 的檢視和概覽。
- 任務管理工具：例如任務清單、看板和用於組織和追蹤工作的日曆等。
- 資源管理工具：用於指派資源和管理團隊工作負載。
- 預算和成本管理工具：用於追蹤費用和管理專案預算。
- 協作工具：聊天、文件共享和虛擬會議軟體等協作工具可促進團隊溝通。
- 報告工具：用於產生狀態報告和其他專案文件。
- 組合管理工具：用於管理和協調多個專案。
- 整合工具：與電子郵件、日曆和文件儲存等其他商業軟體整合。
根據自己的需要，你可能會在專案管理的過程中用到上面提到的一些工具，許多現代專案管理軟體平台將多種工具組合成全面的解決方案，比如 monday.com Work OS，讓團隊從一個集中位置管理所有專案和任務。
透過使用這個專案管理軟體，可以：
- 讓專案進度一目了然
- 掌握時間表和截止日期
- 更有效率、更有效地協作
- 建構高效的工作流程
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以下是一系列 monday.com 專案管理範本，你可以使用它們來快速啟動並運行你的專案：
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常見的專案管理方法
專案管理方法本質上是處理專案的不同方法，每一個都有獨特的流程和工作流程，都有優點和缺點，你要具體了解才能找到最適合你情況的方法，下面是常見的專案管理方法：
1. 瀑布專案管理（Waterfall Methodology）
瀑布式專案管理方法是一種線性專案管理方法，你要先完成一項任務，然後才能開始下一項任務，這些任務加起來就是整個可交付成果。
瀑布專案管理法非常適合製造和建築項目，這些專案高度結構化，而且事後調整或改變任何事情的成本太高。
而這種傳統的專案管理方法一般透過甘特圖進行規劃和調度。
2. 敏捷專案管理（Agile Methodology）
敏捷專案管理是一種迭代專案管理方法，不遵循嚴格的專案計劃，這種方法為專案團隊提供了一種非常動態的工作和協作方式。
在實施敏捷方法時，專案規劃和工作管理是適應性的、漸進式的，最終的交付成果可能會進行修改，以便更好地滿足客戶的需求。
敏捷專案管理一般用於軟體開發，當然非軟體產品，例如電腦、機動車輛、醫療設備、食品、服裝、音樂等其他類型的專案也適用。
3. 看板專案管理（Kanban Methodology）
看板專案管理起源於 20 世紀 40 年代的豐田工廠，這個名字在日文中的字面意思是billboard。
看板方法是一種可視化的專案管理方法，專案團隊通常使用便籤和白板（或線上看板）創建其任務的視覺表示，透過將任務放置在看板上來幫助管理工作流程，所有團隊成員都可以清楚地了解工作流程和進度。
4. Scrum 專案管理
Scrum 是最受歡迎的敏捷開發框架，這種方法非常適合不超過 10 人的團隊，通常以兩週為一個週期，每天舉行簡短的會議，稱為每日 Scrum 會議，由所謂的 scrum master 領導。
與敏捷一樣，scrum 方法主要用於軟體快速開發和測試
5. 關鍵路徑專案管理（Critical Path Method，CPM）
關鍵路徑方法是一種專案排程技術，可讓專案經理估計專案的持續時間以及識別任務依賴性、浮動時間和關鍵活動。
CPM 較適合中小型專案，和瀑布專案管理法類似，甘特圖也是關鍵路徑視覺化專案管理中最常見的方法之一。
專案管理流程的 5 個步驟
一般來說，專案管理過程包括以下階段：啟動、規劃、執行、監控和結案。
第1步：專案啟動
準備工作能讓你按時並在預算範圍內完成工作，在專案啟動階段，你要確定以下內容以建立專案基礎：
- 專案範圍：這涵蓋了專案的具體任務和界限，包括你將完成的任務（即專案目標），建立這些範圍可以防止所謂的「範圍蔓延」，避免讓可交付成果發生變化，導致專案截止日期可能也會被推遲。
- 高階專案概述：概述了完成專案所需的資源、時間和目標，以及隨著時間的推移監控這些需求的策略。
- 預算：你將與利害關係人聯絡，以確定可用於你的專案的資金數量以及實現成功專案所需的成本。
對於比較大的專案，專案經理一般要進行商業案例、可行性研究、專案章程制訂等動作來證明專案有價值且可行。
第2步：專案規劃
專案規劃階段的目標是建立專案計劃，並詳細解釋專案將會如何被執行。
制定清晰且有目的的專案計劃可確保所有團隊成員朝著相同目標邁進，在專案規劃階段，你需要：
- 選擇你的專案團隊成員
- 概述你的可交付成果
- 估計你所需的專案資源
- 選擇專案管理方法，如敏捷、瀑布、看板等
- 確定任何相關活動
- 製作專案進度表，設定關鍵的里程碑和日期，包括專案的最終完成日期。
第3步：專案執行
在此過程中，專案經理將根據需要考慮重新分配資源或調整時間，以保持團隊正常運作。
此外，還要識別和減輕風險、處理突發問題並進行任何合理的計劃變更。
第4步：專案監控
持續監控在任何專案生命週期中都是必不可少的，專案監控與專案執行階段會同時進行，這個階段需要監控專案執行活動的進度，以確保專案團隊按計劃並在預算範圍內。
另外，在這個期間專案經理會製作一些專案管理報告，例如專案狀態、看板、甘特圖、工作量、分配和費用報告等，為利害關係人提供數據，讓他們了解情況。
第5步：結案
專案管理的第五個階段是專案收尾，在此階段，最終的專案可交付成果將呈現給利害關係人，如果專案被通過和批准，即可以發佈產品並投放到市場。
成功管理專案的8個小技巧
透過可靠的專案管理，公司可以開發新產品或服務，優化內部業務運營，並為客戶提供價值。
為了幫助你在專案管理方面取得成功，下面是專案經理必須關注的幾個小技巧：
秘訣一：重視啟動和規劃階段
爲什麽管理專案管理得越來越混亂，到期了也交不出預期的成果？
許多原因可以追溯到初期隨意的規劃，沒有以專業和認真的態度對待專案生命週期的啟動和規劃階段，認爲執行專案任務的時候抓緊成果產出即可。
如果你不重視專案的啟動和規劃階段，到後期往往會與你的預期有比較大的偏差。
這邊建議你儘早建立、同步並就組織優先事項、目標和要求等關鍵方面達成一致，這樣你就能減少以後混亂的風險。
秘訣二：為你的專案選擇正確的框架或方法
讓專案管理獲得成功的第二步是找到最合適你需求的框架或方法（上文我們有介紹常見的專案管理方法）。
無論你是使用關鍵路徑專案管理方法來確定專案持續時間，還是使用瀑布方法來提供清晰的專案階段，你選擇的專案管理框架將決定你如何視覺化、確定優先順序和完成每個專案階段。
秘訣三：讓團隊所有關係人參與進來
當管理專案時，有時候可能會出現相對複雜和敏感的問題，這時候需要讓事情變得透明，讓團隊所有相關的人員能夠知曉和參與討論，團隊成員和領導者相互依賴，無論計劃會有多大的壓力，他們都會努力掌控自己的工作。
那麽應該怎麽做呢？
你可以透過清晰的溝通，讓每個團隊成員都能了解你的長期目標、KPI（關鍵績效指標）、OKR、計劃以及難點，此外也盡量讓每位員工參與規劃過程，並賦予他們對任務和可交付成果的所有權。
小貼士：Monday.com 的專案管理系統能夠幫助你創建多功能的專案管理工作流程，你可以根據自己的獨特要求進行自訂。
秘訣四：確定一個實際的專案範疇
專案範疇是什麽？怎麽設定？設定實際範圍的一種方法可以是參考舊專案資料或以前的經驗。
專案工作範疇一般由以下内容組成：
- 專案目標和可交付結果：專案想要實現的具體目標和切實成果。
- 包含的内容和排除的内容：爲了預防專案中的責任蔓延而影響結果，在規劃階段最好能夠準確地指定專案包含的内容，如對任務的期望、職責和必要的資源；另外還要説明不包含的内容。
- 專案的限制：包括預算限制、資源限制以及其他外部因素。
- 對專案進行條件假設：有時候環境、資源等因素可能會影響你的專案成果，那麽進行一些假設可以管理期望並降低出現無法預見的事情的風險。
- 創建時間綫：制定包含里程碑和截至時間的時間綫，讓專案能夠按計劃進行並與其目標和可交付成果保持一致，一般可以用甘特圖來表示。
擧個例子説明，比如有一個網站需要重新設計的專案，目的是改進使用者體驗，那麽這個專案的工作範疇是：
- 專案目標和可交付結果：重新設計網站佈局與結構、提升網站速度以及改進網站導航。
- 包含的内容和排除的内容：包含的内容有行動裝置的自適應網頁設計、換掉加載時間長的設計資源、網頁的屬性和歸類以及排版和點擊的A/B測試等；而排除的内容是增加評論功能、更新網站設計圖標等（與專案目標和交付結果不相關的工作内容）。
- 專案的限制：網站重新設計的預算不得超過3000美金、必須使用某種配色方案等。
- 對專案進行條件假設：舊的内容管理系統是否適配？網站數據是否會被打亂以及如何才能正常接收數據？
- 創建時間綫：第1周調整網站佈局與結構、第2周提升網站速度以及A/B頁面的製作、第3周測試調整以及發佈網站。
當你能夠確定好專案的範圍，那麽你就能消除責任的模糊性，為專案管理提供了明確的目的和方向。
秘訣五：平衡工作負載和交付日期
有時候工作安排不得當不僅會讓團隊成員感到壓力巨大，還會影響專案的正常進度。
如果你想要讓自己的團隊能夠高效地處理任務，那麽建立適合團隊的工作負載和預期交付日期的工作計畫非常重要，建議盡量設定清晰、詳細和經過深思熟慮的時間進度表和行事曆。
秘訣六：實行有效的資源管理
資源管理涉及規劃、調度和分配資源（例如人員、技能、資金或工具），為即將進行的專案做準備，目標是適當管理你的資源，為你的業務創造價值。
資源管理在專案管理中很重要，比如你正在為客戶開發一個新的軟體應用程式，你在專案一開始就規劃團隊的技能和可用性，並在此基礎上對團隊成員指派任務，當一名團隊成員請病假時，你可以快速將他們的任務重新分配給另一位同事；當一台筆記型電腦壞了時，你可以準備另一台筆記型電腦，因此不會發生任何延誤。
秘訣七：讓利害關係人參與進來
利害關係人是與專案有直接關係的人，一般包括關鍵客戶、內部產品使用者、主管或產品經理等。
一個成功的專案依賴於各方之間的溝通和投入，每個利害關係人提供與組織目標和團隊能力相關的獨特見解和觀點，能夠更高效地管理好專案。
秘訣八：不要錯過專案管理工具和軟體
好的工具能節省大量的時間和人力，減少出錯的風險，那麽對於專案管理，不妨試試使用 Monday.com 的專案管理平台。
透過Monday工作管理系統，你可以自訂任何工作流程來滿足你的需求並提高團隊的效率和生產力，適用於在瀑布、敏捷等任何專案管理框架中工作。
在這個軟體中，你可以輕鬆設定看板、甘特圖、時間軸和日曆視圖等視圖，並根據工作流程自訂體驗，使用顏色編碼來快速了解專案狀態。
首先，點擊進入Monday 工作系統的網站，用自己的電郵注冊Monday賬戶即可開始！
下面我們具體介紹下Monday工作管理軟體可以怎麽樣來幫助你管理專案：
- 建立和分享專案文件
專案文件檔案可以記錄關鍵專案詳細資訊，很多時候團隊使用電子表格等各種工具來共同編輯文檔，但這些文檔仍然與正在進行的工作是在不同的工具上處理的，每當有人想要與團隊分享他們的工作時，他們都必須將其作為附件或連結發送。
monday.com workdocs可以讓你輕鬆創建、共享專案文件，以及與團隊成員進行協作，你和你的團隊可以將想法和筆記轉化為可操作的、有組織的工作流程。
無需搜尋文件/附件，甚至無需開啟新分頁；所有工作都已整合到你的工作空間中，團隊可以在一個地方管理他們的工作、想法和數據！
2. 設定專案進度表
要追蹤專案的進度，一般使用甘特圖來闡明截止日期、里程碑和相關任務的進度，讓每個團隊成員都能立即知道他們必須做什麼、何時做什麼以及它如何影響整個專案。
在 Monday 中建立甘特圖非常簡單，你只需要在工作板中列出你的每項任務，確保工作版中包括時間軸列以及依賴性列，將所有的參數填進去，在視圖版中選擇「Gantt」即可。
3. 建立路線圖和進階專案計劃
專案路線圖是按時間軸組織的專案目標和可交付成果的直覺、進階概述，這對於管理利害關係人的期望、溝通計劃以及與其他團隊協調資源非常有用。
monday.com的專案路線圖範本可以幫助你建立每個團隊成員都可以輕鬆存取的動態文件。
4. 自訂工作流程
一旦你有了路線圖或其他一些高階專案計劃，就可以更細化你的工作流程了，這個關鍵步驟使你的團隊成員能夠輕鬆直觀地執行工作，並讓專案經理能夠監控和控制專案進度。
Monday 專案管理軟體可以幫助你建立任何工作流程，包括工作分解結構 (WBS)、風險登記冊、專案提案和資源管理等。
5. 增强員工責任感
Monday工作管理系統中的資源管理使專案經理能夠了解各個團隊成員的能力，並做出相應的計劃。
此功能可以輕鬆地將任務和子任務分配給單一員工和團隊，使每個人都能對自己的工作負責。
你甚至可以實現自動化，在專案階段完成時向任務所有者發送通知。
6. 展示數據並建立報告和儀表板
建立不同的工作流程後，可以用Monday 專案管理軟體輕鬆建立報告和儀表板，並將相關的數據顯示在動態儀表板上，然後根據 KPI 評估專案是否成功，最後使用這些數據來指導決策或新專案。
如何建立一支高效率的專案管理團隊？
人員是有效專案管理的核心部分，但如何建立專案團隊很大程度上取決於你的框架和專案範圍，這邊總結了三個建立一支成功的專案管理團隊技巧：
1. 跨部門招募人才
你的專案可能會涉及到不同的職能部門，需要不同的專業知識和投入，那麽選擇合適的人來進入到你的專案中非常重要。
你可以從外部重新聘用合同制人才，也可以從公司内部借用人才。
這邊建議優先從公司内部來調配人手，一方面你可以從他們原來的部門或團隊主管中瞭解真實的能力和工作態度，另一方面由於是公司内部調配，本身可能會比較熟悉公司的文化，能夠更加快速地開始工作。
2. 明智地選擇專案經理並準確界定職責
專案經理對專案成敗起到非常重要的作用，一個專業的專案經理可以在最初的規劃過程透過實踐經驗制定專案計劃，然後整合資源、分解工作、有效執行資源配置、追蹤進度，最後以高標準交付專案。
一般情況下需要選擇專業的人作爲專案經理的，但較小的公司可能無法承擔專門的專案經理角色，在這種情況下，中小企業或高階主管是比較合理的替代方法。
3. 設定「全體人員齊心協力」的期望
授權你的團隊成員行使自己的判斷力，透過鼓勵任務所有權來推動專案進展，並提供專案早期階段預期內容的完全透明度。
就如我們上面所説的資源管理，你需要將任務細分到每個團隊成員身上，讓他們為自己所分到的任務負責。
管理專案時常遇到的困難和問題有哪些？
沒有哪一個專案是一帆風順的，那麽當專案經理在管理專案的時候通常會遇到什麽難題呢？
以下是管理專案時需要注意的一些常見問題，你可以提前有心理預期並做好風險管理：
難題1：範疇蔓延
上面我們有介紹過何爲專案工作範疇，但有時候在安排任務的時候可能會做一些偏離專案目標的工作，這就是範疇蔓延。
範疇蔓延會影響團隊按時、按預算或以實現專案目標的方式完成專案，也可能會讓專案團隊和利害關係人感到不滿意和失望。
這個問題通常是由利害關係人改變專案條件（例如預算、截止日期或可交付成果）引起的，特別是當專案範疇在一開始就沒有充分定義或記錄時，更可能會發生範圍蔓延。
為了避免範疇蔓延，專案經理需要在專案規劃階段主動與利害關係人接觸，確定他們的要求和期望，然後在製定計劃後獲得他們的批准。
難題2：溝通不良
溝通不良是大多數專案失敗的主要原因，不夠清晰的溝通可能會導致團隊成員和利害關係人之間產生誤解，並削弱信任。
這就是專案為什麼應該一開始就建立公開和開放的模式，透過透明和協作的溝通，你可以創建一個每個人共享資訊並朝著同一方向努力的環境。
難題3：超出預算
有個Wellington 的報告稱，只有 34% 的公司能夠不超出預算的情況下完成專案。
如果你超出預算，即使最後將專案交付了，也達不到計劃時的預期，因爲專案只有在預算範圍內交付才能提供預期的投資報酬率。
那麼如何才能使專案保持在正確的財務軌道上？
我們之前討論過專案風險，這些風險可能會導致不可預見的成本。
因此，專案經理有良好的風險識別和意識至關重要。
除此之外，專案經理還需要確保對專案支出的可見性和控制，建立明確的流程來追蹤和批准費用，以防止專案預算失控。
好用的專案管理軟體推薦
專案管理工具幫助組織、追蹤和管理專案的工作和資源，使團隊能夠更有效地協作，並有效地按時完成任務。
如果你正在找尋實用的專案管理軟體，馬上閲讀下面推薦的清單吧！
1. Monday.com
Monday.com 專案管理軟體的介面比較直覺和清晰，讓你一目了然地檢視重要的任務資料。
這個App 有比較強大的功能，例如：
- 自訂儀表板：建立自訂儀表板並從不同角度查看專案資訊，借助這些儀表板，專案經理和團隊負責人可以根據時間表和預算資等即時數據來評估進度。
- 自動化：Monday App 提供了不少的自動化功能來簡化工作流程，例如你可以使用接近到期日的自動提醒來設定任務。
- 預設的範本：提供100多個不同範本來快速啟動項目，確保整個組織中的統一性和高標準，並為常見任務建立可重複的流程。
雖然Monday的整合比其他專案管理軟體少，但與常見的應用程式（包括Google，Slack，Salesforce等）同步是完全沒有問題的。
2. Wrike
Wrike 是比較受歡迎的線上專案管理軟體之一，對於尋求各種功能並與協作者合作的創意團隊來說，這是一個不錯的選擇。
這個專案管理工具的主要功能包括看板任務管理、可自訂甘特圖、即時分析以及整合其他應用程式，Google 雲端硬碟、Google 日曆、Zoom等400+應用程式
但對於初次使用者來說，可能會覺得Wrike比較難用，特別是比較高階的功能。
3. Jira
Jira 是由Atlassian公司開發專案管理軟體，主要用於敏捷管理（瀑布式開發不適用）或者說問題跟蹤管理。
Jira 的儀表板可協助使用者輕鬆規劃專案、衡量進度並追蹤截止日期，更棒的是可根據需求產出各種不同的數據報表，如Burndown Chart、Sprint Report 等。
4. Figma 的FigJam
Figma 的 FigJam 是一款免費的線上白板工具，能夠促進團隊之間的協作腦力激盪和構思，這個工具提供便籤、形狀、連接器和繪圖工具等功能，幫助團隊制定想法和流程。
FigJam 有完整的範本庫，你可以找到很多關於流程圖、心智圖、甘特圖的範例來管理專案，但這個工具缺少自動化功能，我覺得會比較適合簡單的專案，如果是大型或複雜的專案，建議還是使用其他的專案軟體。
5. ClickUp
ClickUp 是一款一體化專案管理解決方案，適用於各種專案的規劃、組織和管理，主要的功能包括工作流程自動化、甘特圖製作以及資源管理功能。
用ClickUp 軟體能將專案分解為小規模任務，以便更快地啟動專案、更快地識別障礙並更有效地監控進度。
結尾
從前，團隊一般使用使用電子表格、白板或電子郵件等舊工具來追蹤專案，但很明顯要做好專案管理，需要花費很多的時間和精力。
如果沒有實用的解決方案來團結團隊、簡化流程並監測進度，團隊每天都會浪費寶貴的時間。
PM 工具可讓你在一個軟體内透過任務、子任務、資料夾、範本、工作流程和行事曆來規劃和委派工作。
電子郵件不應該是你唯一的溝通方式，借助專案管理工具，你可以建立更好的團隊合作方式。
另外，如果你要將專案外包給外部支援團隊，可以用 RFP 工具將自己的需求寫清楚，讓潛在服務供應商來主動聯絡你。
專案管理的常見問題與解答FAQ
如何學習專案管理？
專案管理是一項透過實務獲得的技能，涉及了解所使用的不同工具和技術，制定管理任務、資源和時間表的計劃，以及應用專案管理原則以確保專案的成功完成。
各種全球認可的專業認證，例如專案管理專業人員（PMP）認證，可以進一步幫助你發展必要的技能。
最後，與其他專案經理建立聯繫將確保你掌握行業趨勢。
專案經理（PM）的主要工作是什麽？
專案經理必須平衡全局與參與任務的所有員工的日常任務，確保員工可以在分配的時間內完成為實現目標所需完成的所有事情。以下是專案經理的主要職責：
· 制定專案計劃
· 與關鍵人員溝通
· 跟進可交付成果
· 應對專案出現的風險以及處理意外延誤
什麼是專案計劃project plan？
專案計畫是一份文件，它列出了在預定義範圍內實現專案目標所需的任務、工作量、時間表和資源。
專案計劃通常以甘特圖的形式呈現，因為它很容易可視化專案時間表並確保工作保持在正軌上。
專案計劃應該包含以下内容：
- 主要交付成果是什麼？
- 我們將如何實現這些可交付成果並在截止日期前完成？
- 專案團隊中有哪些人，他們在這些可交付成果中將扮演什麼角色？
- 哪些利害關係人需要提供有關可交付成果的回饋以及何時？
- 團隊什麼時候能達到里程碑？
另外，專案計劃還可能附有其他規劃文件，例如專案章程、風險評估或溝通計劃等。
專案管理和專案組合管理有什麼差別？
專案管理著重於實現公司獨特的短期目標，而專案組合管理則著重於平衡多個項目，以幫助實現公司的長期目標。
專案經理專注於單一專案的戰術執行和日常運營，而專案組合經理則採取策略觀點，他們根據業務目標調整專案並確定其優先級，優化專案之間的資源分配，並確保整體產品組合為組織帶來最大價值。
為什麼要使用專案管理軟體（PM 軟體）？
專案管理軟體提供了簡化流程、優化資源使用和做出數據驅動決策所需的工具，簡單來説，專案管理軟體能很大程度上節省時間並大大提高工作效率。
上面推薦的PM 工具如Monday.com 等能夠幫你：
資源管理：準確查看誰在做什麼，並確保你的團隊不會超額負載工作，及早發現資源瓶頸並避免代價高昂的延誤。
協作和通訊：這些工具為專案更新、文件和通訊創建了一個中心樞紐，保持一致、減少電子郵件過載並提高團隊清晰度。
日程安排和任務管理：將專案分解為具有明確依賴性和截止日期的可管理任務，甘特圖等視覺化工具提供了專案時間表的清晰視圖。
風險管理：預測潛在問題並制定緩解計畫，密切注意計畫的健康狀況，避免出現阻礙進展的障礙。
預算和成本追蹤：準確了解專案支出如何與你的初始預算保持一致，有效管理成本，防止超支並最大限度地提高獲利能力。
報告：建立儀表板、報告和見解，為利害關係人提供資訊並幫助您根據數據做出更好的決策。
如果你尚未使用專案管理軟體來管理任務，這邊強烈建議你開始試用，能夠幫助你在預算範圍內始終如一地按時交付專案並達到最高的品質標準。
