什麽是專案？一篇告訴你專案定義類型範例，學會管理專案

無論是日常生活還是工作中，你都一定聽過「專案」，但具體專案怎麽定義，你可能會比較模糊。

由於專案可能以不同的形式出現，因此全面了解專案是什麽非常重要，可以幫助你更好地理解專案的規劃、控制和管理。

在本文中，我們詳細介紹了專案的定義、分類、範例，描述專案是如何進行的，並討論了專案管理的技巧，馬上開始閲讀吧！

專案的定義：什麽是專案 Project？

專案是實現目標所需完成的一組任務和子任務。

專案目標根據需求的不同可以自行設定，比如目標可以設定為提高網站產品轉化率、推出公司網站、更新現有應用程式或功能、向客戶交付產品等。

每個專案都是臨時的，這意味著它必須有明確的開始和結束日期。

為了順利完成專案任務，需要有人來規劃和委派任務、定義截止日期、監控進度並在此過程中進行調整，此人被稱為專案經理 (Project Manager, PM)

專案由一組稱為專案團隊的人員完成，該團隊由專案經理領導，負責監督專案的規劃、調度、追蹤和成功結案。

專案的重要元素：專案包含什麽？

儘管專案的性質和複雜性差異很大，但每個專案都要有以下要素：

• 目標：專案具有必須在預定時間內實現並且明確定義的期望結果。比如專案目標可能是「在 9 月 8 日之前發佈新架設的網站」或「在 10 月之前獲得1000個新游戲使用者」。
• 任務：任務是分配給團隊成員的專案活動，團隊成員必須在截止日期前完成這些活動。
• 時間表：與持續的營運活動不同，專案有明確的開始和結束日期，時間表列出了各個任務的明確開始和結束日期，並幫助專案經理將整個專案視覺化。
• 里程碑：里程碑是專案時間線上的重要事件，用於監控進度。例如，獲得資金、獲得關鍵利害關係人的批准或進入新應用程式的測試階段。
• 資源：資源是交付專案所需的任何東西，包括人員、金錢、裝置物資等等。
• 可交付成果：可交付成果是你在專案期間所產生的成果，可以是報告、內容、產品、應用程式或客戶要求的任何其他成果。
• 預算：預算是專案的總成本。
• 利害關係人：利害關係人是參與專案的個人，比如內部利害關係人可以包括專案經理和團隊成員；外部利害關係人可以包括客戶和供應商。
• 驗收標準：驗收標準是專案必須符合利害關係人接受的條件（例如，新游戲必須能同時承載1萬使用者同時進行）。

一旦定義了所有這些元素，它們就會被編譯以形成專案計劃，該計劃隨後可作為專案控制和執行的指南。

專案的分類：有哪些類型的專案？

專案可以透過多種方式進行分類，具體取決於分類所使用的標準，以下是對專案進行分組的一些常見方法：

專案類型1. 按資金來源分類

• 內部專案：在組織內部資助和管理。
• 外部專案：由外部來源資助，例如客戶或政府機構。
• 合資企業：由多個利害關係人資助的合作專案。

專案類型2. 按行業分類

• 建設專案：建設基礎建設、住宅或商業建築。
• 軟體開發專案：創建軟體應用程式或系統。
• 研究和開發專案：開發新產品、技術或流程。
• 行銷與廣告專案：執行行銷活動或品牌推廣活動。
• 活動企劃專案：需要對聚會或會議進行細緻的協調和執行，比如組織企業會議是一項複雜的規劃任務，涉及場地選擇、演講者邀請、後勤管理和安全措施等。
• …

專案類型3. 按方法論分類

• 瀑布專案管理：遵循不同階段的順序、線性方法。
• 敏捷專案管理：利用迭代和漸進方法來縮短開發週期。
• 混合專案管理：結合瀑布方法和敏捷方法的元素。

專案範例：有哪些常見的專案實例？

為了更好地說明專案的概念，下面我們探討幾個來自不同領域的專案範例：

• 建築類專案實例：建造新的辦公大樓或翻新現有的商業空間。
• 軟體開發專案實例：實施新的企業資源規劃（ERP）系統或將資料遷移到基於雲端的平台。
• 產品開發專案實例：設計和推出新的消費性電子裝置或服裝系列。
• 活動企劃專案實例：舉辦大型會議、貿易展或募款晚會。
• 業務流程專案實例：簡化供應鏈營運或優化客戶服務流程。

什麼是專案的生命週期？專案如何進行？

專案的生命週期是指專案從開始到完成所經歷的階段，大多數專案都遵循標準化的生命週期，典型的專案管理生命週期由以下階段組成：

第1步：啟動階段

專案在啟動階段正式啟動，這個階段中專案經理需要定義專案的目標、範圍，並獲得必要的批准和資源。

第2步：規劃階段

此階段主要為專案制定實際、全面的專案計劃，包括時間表、預算、資源分配和風險緩解策略等。

第3步：實施階段

在此階段，專案團隊執行必要的任務來實現專案的目標，同時監控進度並解決任何問題或變更。

實施階段通常在專案生命週期中是花費最長時間的一個階段。

第4步：監控階段

隨著團隊實施專案任務，監控活動就會發生，並往往和實施階段同時進行。

專案經理持續追蹤和評估專案績效，識別與計畫的偏差，並根據需要實施糾正措施。

第5步：結案階段

此階段的主要任務是將專案交付給利害關係人，成功的專案滿足利害關係人的期望並達到品質標準。

正式驗收專案可交付成果之後，記錄經驗教訓，就能正式結束專案。

如何高效專業地管理一個專案？

管理一個專案絕非易事，一個失誤就可能導致錯過最後交付期限或是導致結果未達預期。

那麼如何從頭到尾有效管理一個專案呢？如何協調團隊成員的任務並使事情按計劃進行？

以下是專案管理的 6 個技巧：

技巧1：選擇專業的專案管理軟體

專案管理軟體能讓你高效高品質地管理任務和組織工作，這邊推薦你使用 Monday.com 工作作業系統，這個工具具有直覺的使用者介面，讓你可以輕鬆地在一個地方規劃、管理和追蹤專案。

Monday.com專案軟體促進跨團隊協作，你能夠減少繁瑣的會議並消除來回電子郵件，將文件附加到看板上即可與你的團隊共用，這些協作功能有助於讓每個人保持同步。

除此之外，透過不同的資料視覺化選項，包括看板、甘特圖、時間軸、日曆等，你可以按照自己的方式視覺化和監控專案進度。

無論你使用什麽的專案方法（Scrum 、看板等），你都可以使用monday.com 專案管理軟體來為團隊從頭到尾輕鬆管理和交付專案。

• 第1步：點擊開始免費注冊試用 Monday.com 專案管理工具。
• 第2步：注冊完成後，你可以透過他們的專案管理範本開始製定專案計劃，也可以自訂製作適合你專案的工作流程。

技巧2：製定良好的專案計劃

專案管理過程的一個重要部分是製定專案計劃，幫助團隊盡可能有效地實現其目標。

專案經理需要選擇正確的專案管理方法，為團隊提供正確的工具，並專注於專案預算。

技巧3：選擇合適的團隊成員

專案經理必須選擇合適的團隊成員，然後將任務委派給他們並提供明確的指示，在分配角色和職責時需要考慮團隊成員的優勢、劣勢和專長。

根據專案的不同，也可以外包特定的角色來滿足任務需求，但首選應該是在組織内部選擇團隊成員，這樣更易於管理。

技巧4：清晰的溝通

對於專案經理來說，良好的溝通可以讓團隊中的每個人都清楚地了解專案目標、進度、任務以及任何與專案相關的更新。

團隊内溝通不良可能會導致錯過最後交付期限、範圍蔓延、失誤等。

那麽專案經理必須要在專案的各個階段積極同步資訊，建立定期溝通管道以促進資訊交流，包括會議、電子郵件和協作工具等。

鼓勵團隊成員表達疑慮、提出問題並及時提供最新情況。

溝通的透明度可以建立信任並最大限度地減少誤解。

技巧5：使用里程碑來追蹤進度

里程碑是專案進度的指標，當按時達到里程碑時，表示你的專案團隊已步入正軌。

錯過或延遲的里程碑表明專案經理和專案團隊領導需要重新評估關鍵要素以識別和解決任何出現的問題。

技巧6：評估績效

關鍵績效指標 (KPI) 的即時數據對於專案控制至關重要，專案管理中的關鍵績效指標通常與時間、預算、品質和有效性相關。

但很多情況下專案經理無法取得即時專案 KPI，這時候建議使用上面我們推薦的 Monday 專案管理軟體來獲得相關的數據，這樣專案經理能夠及時發現並解決問題。

什麼情況下專案被認為是成功的？

當一個專案在時間、預算、範圍、品質和利害關係人期望的限制內達到或超過預定目標時，通常會被認為是成功的，例如：

• 達到或超過預定目標
• 遵守時間、預算、範圍、品質和利害關係人的期望
• 實現專案目標中概述的預期成果或效益
• 整個專案生命週期的有效溝通
• 利害關係人滿意度
• 按時完成交付成果
• 保持在預算限制內
• 提供高品質的結果
• 滿足指定要求
• 組織或利害關係人增加價值
• 對整體業務目標的貢獻

需要了解的專案關鍵術語

無論哪種專案類型和規模，都會使用一些通用的專案術語，如果你沒搞懂這些術語，那麽在你進行專案管理或使用專案管理工具的時候可能會比較有難度。

下面馬上開始了解專案相關的術語，你可以在專案開始之前領先一步：

專案經理

專案經理負責專案的規劃、執行、監控、控制和完成，因此他們必須對專案有完整的了解，以下是專案經理的主要工作：

• 制定計畫：專案經理負責為專案製定最現實的路線，包括專案範疇、時間表和預算等。
• 組建團隊：確定合適的團隊成員至關重要，每個專案團隊都會根據計劃的範疇和完成專案所需的條件而有所不同。
• 分配任務：專案經理必須向其團隊提供專案每個部分的具體任務和時間表的明確定義。
• 領導團隊：專案經理必須保證任務在按計劃進行，包括檢查個人的狀態更新、識別和清除障礙、談判分歧、保持團隊士氣高昂以及提供培訓和指導等。
• 管理預算：大多數專案都需要一些費用，專案經理需要了解如何整理專案預算和管理成本。
• 管理時間表：專案經理需要在專案的整個生命週期中設定切合實際的截止日期，與團隊持續溝通以獲取狀態更新，並維護詳細的時間表。
• 主動與利害關係人溝通：專案經理需要與利害關係人保持良好的關係和開放的溝通，因爲利害關係人可以幫助清除障礙並賦予團隊權力；如果他們對方向不滿意，可能會造成不必要的瓶頸並導致專案脫軌，所以積極主動的溝通很重要。

專案管理

每個專案都具有明確的開始和結束日期、目標、範疇和資源，要達到專案的目標並完成交付，你需要對專案進行一定程度的管理。

專案管理（project management）是根據特定要求應用知識、技能、工具和技術來完成專案的實踐，簡單來說，專案管理是指領導團隊在規定的時間內達成目標或完成可交付成果的過程，專案管理涉及專案文件、規劃、追蹤和溝通，所有這些都是為了在時間、範疇和預算的限制內成功交付工作。

專案範疇

專案範疇（project scope）在專案管理中至關重要，構成了專案規劃、執行和完成的基礎，那麽專案範疇是什麽呢？

專案範疇是對專案目標、可交付成果和工作邊界的精確描述，詳細說明了要執行的具體任務，描述了專案中包括和不包括的內容，從而為實現專案目標建立了明確的框架。

專案範疇可作為需要完成的任務和所需工作量的指南，確保所有利害關係人對專案目標有統一的理解，並確定了要產生的可交付成果以及交付這些成果所需的步驟。

專案利害關係人

利害關係人是指參與專案的任何人和成員，利害關係人可以參與專案的每個階段，或只是以某種方式參與。

專案管理中的利害關係人主要有兩種類型：內部利害關係人和外部利害關係人。

內部利害關係人

內部利害關係人是企業內部的人員或群體 ，例如團隊成員、專案經理、主管等。

外部利害關係人

外部利害關係人是企業外部的人員或團體，包括客戶、用戶、供應商和投資者等。

專案交付成果

可交付成果是指專案創建的具體成果，可交付成果可以是「有形的」或「無形的」，即成果可以是實體產品或概念性產品。

通常，可交付成果是最初激發專案靈感的需求，如果有人與建築商簽訂合約來設計和建造辦公空間，那麼該辦公室就是有形的交付成果。

專案里程碑

里程碑是幫助追蹤專案進度的預定成就，你可以將里程碑視為檢查點，這些檢查點是在專案開始之前決定的，因此專案經理和團隊知道何時有望實現可交付成果。

如果沒有里程碑，就很難知道專案是否正在走向成功或需要重新規劃。

在專案管理中，里程碑的表示一般會用到甘特圖（Gantt Chart）。

甘特圖是一種超級簡單的方式來傳達如何按時按預算交付專案，用於規劃和安排專案、追蹤專案截止日期、里程碑和工作時間。

專案依賴關係

專案依賴性是指如何在專案內共享和分配資源，許多任務或活動可能會在不同階段出於不同目的使用相同的材料或資源。

了解這種依賴性能夠確保專案有足夠資源可供使用，當一項任務無法在另一項任務完成之前開始時，那麽這些任務共享依賴關係。

結尾

了解專案的構成是掌握有效專案管理的第一步，正如我們上文所説的，專案都是臨時的不會一直持續的工作，而且有特定的目標、時間表和資源限制，需要專門的規劃、執行和監控才能取得成功。

無論你是專案管理新手還是希望提高自己的技能，了解專案的基本特徵和生命週期都至關重要，透過掌握這些概念，你就能夠更好地應對任何行業或組織中的專案所面臨的挑戰和機會。

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