你是否聽説過 RFP？在專案管理中，有效的溝通和清晰的文件對於執行專案非常重要，而RFP 是選擇合作供應商或外包團隊時常常會用到的一個文件。
無論你是收到對你的產品和服務感興趣客戶的 RFP，還是需要製作 RFP 來找到潛在供應商來合作完成專案，你首先需要了解 RFP 是什麽。
本文詳細介紹 RFP 的定義、範例以及製作RFP 的方法，馬上開始閲讀吧！
什麽是RFP？
RFP 是Request for Proposal 的英文簡寫，中文意思是需求建議書，也稱爲招標書或建議書徵求說明書，是公司在選擇合作的供應商或服務提供者時會發出的一種書面公告。
專案管理中的 RFP，一般包括專案的要求（如需要交付什麽以及何時交付等）、目標和價格，要求潛在供應商或外包團隊對這項工作進行投標，然後你就可以比較多個出價，選擇最合適的一個進行合作。
簡而言之，如果你的企業有一個專案並且需要外部支援，並且你已經知道要尋找什麼類型的外包團隊，則可以使用 RFP 貨比三家。
專案管理中的 RFP、RFI 與 RFQ 有什麽區別？
RFI 是 Request for Information 的英文簡寫，意思是資訊請求，一般來説當你不了解即將進入的市場就會用到RFI來向潛在供應商提出開放式問題，你可以先使用RFI 然後再寫 RFP。
RFQ 是 Request for Proposal 的英文縮寫，意思是報價請求或詢價，RFP 除了有報價外，你還會獲得交付時間表以及所提供服務清單等資訊，而RFQ僅包括具體產品/服務、數量和價格。
爲什麽要寫 RFP？有什麽好處？
制定全面的 RFP 可能非常耗時，並且需要對專案要求有深入的了解，那爲什麽還要寫 RFP 呢？
在專案管理中使用 RFP 有以下幾個好處：
- 節省尋找解決方案供應商的時間：如果你有專案外包需求但不發 RFP，那麽你要透過朋友推薦或者從 Google 或社群搜尋等方式來找到服務供應商，而且你還需要向每一個潛在供應商詳細解釋專案要求，但 RFP 可以為你節省大量與供應商聯絡的時間，讓他們主動來找到你。
- 提案可被審查：透過邀請多個供應商提交提案進行投標，你可以比較不同的解決方案並選擇最適合專案的解決方案。
- 降低風險：由於RFP 文件中已經明確列出了專案詳細需求和流程，這樣能夠識別潛在的風險，從而提出預防方案和解決方案。
誰參與 RFP 流程？
徵求建議書需要大量的協調，各個利害關係人必須共同努力確定需求、收集資訊並探索解決方案，了解清楚關鍵角色和職責可確保你的組織開展有效的 RFP 流程。
那麽企業發佈的RFP都和哪些人有關係？
角色1：業務利害關係人
RFP 通常由請求購買或解決方案的個人、部門或團隊提出，從定義需求到編寫 RFP，再到對結果進行評審，利害關係人都需要參與其中。
角色2：採購專業人員
采購專業人員一般負責撰寫和設計 RFP 流程。
當業務厲害關係人提出產品或解決方案的購買請求後，采購專業人員審核該請求，然後創建、分發和評估 RFP 文件。
采購專業人員在整個過程中與供應商合作，監控進度、回答問題並提供回饋，常見頭銜包括採購經理、策略採購經理和其他採購角色。
角色3：顧問
當然，不是所有的公司都會有采購專業人員，當企業沒有相關專業知識或能力的人才來完成 RFP 流程時，可能會聘請採購顧問。
顧問在了解需求之後，會利用他們的專業知識來幫助你選擇合格的供應商、管理溝通並評估結果。
角色4：高階主管、財務長和首席採購長
對於高成本的策略採購項目，高階主管、首席採購長或財務長通常負責提供採購的最終批准，他們會評估成本、預期投資回報以及與組織目標的一致性。
角色5：供應商
受邀回應 RFP 的組織稱為供應商或供應商，他們準備一份提案來回答 RFP 問題，突出他們的差異化優勢，並在理想情況下說服買家他們是該專案的正確選擇。
RFP 流程的五個步驟
發佈有效的RFP 文件有一個系統流程，保證潛在服務外包團隊能夠了解所有的專案要求。
以下是RFP 流程中的關鍵步驟：
第1步：確定你的需求
如果你自己都說不清楚自己的需求是什麽，有什麽可能能夠讓外部支援團隊做出讓你滿意的東西？
所以在起草 RFP 之前，你可以進行競爭對手和行業研究，明確定義專案的目標、時間表、預算以及可能遇到的障礙等。
第2步：撰寫專案 RFP
RFP 文件怎麽寫？要列出哪些内容？
如果你要高效地找到合適的服務外包供應商，那麽你的RFP 最好包含以下内容：
- 專案概況：介紹專案的目標、可交付成果和預期成果。
- 公司背景：介紹你的業務、產品以及你的目標客戶等，讓外包團隊對你的企業有個初步的了解。
- 工作範圍：描述外包團隊的任務和職責，包括你對這些外包團隊的具體要求和任何相關技術細節。
- 目標交付進度：不止是最終的截至日期，交付進度時間表還應該包含每一個關鍵節點的時間。
- 預算：專案的總預算是多少？付款條件和定價結構是什麽？
- 提交指南：概述外包團隊提案的格式和內容等。
- 評估標準：列出用於評估外包團隊提案的標準，例如技術能力、經驗、成本和方法等。
- 聯絡方式：外包團隊怎麽聯絡你？
也可以參考以下RFP 範本部分，直接套用和按自己的需求修改模板！
第3步：分發RFP
寫好了RFP 文件之後，就要將文件相關的資訊發佈出去，然後讓潛在供應商聯絡你。
分發 RFP 的方式有很多，比如你可以：
- 發佈在你自己的網站上
- 在與行業相關的社群或網絡上投放廣告
- 利用當地商會或展會宣傳 RFP
第4步：接收供應商的提案
當潛在供應商有任何疑問的時候，及時回覆確保他們清楚了解專案的要求和期望。
然後根據設定的指南和評估標準接收和評估供應商提案，從眾多競標者發給你的提案中，你可以評出最合適的前三名或前五名作爲備選。
第5步：選擇最適合該專案的供應商
最後你可以在備選的潛在供應商中就專案目標、提案、協商條款以及報價等方面與他們詳細討論，找到並選擇最符合專案需求和目標的供應商。
RFP 招標後續工作
發佈 RFP 的目標都是想要找到能合作的供應商，當你與選擇的供應商簽訂了合同之後你就已經達成了目的了。
然而，在 RFP 流程結束後你仍然有一些工作要做的，比如：
1. 通知其他的供應商
一旦你與所選供應商簽訂了合同，你應該向不打算合作的其他供應商説明結果和回饋，畢竟他們花了很多時間準備提案，不回信就相當沒有禮貌。
2. 收集並存檔資料
在結束專案之前你需要做的最後一件事是確保正確利用收集的 RFP 資料和建立的文件。
如果你使用 RFP 管理系統，所有內容都會自動儲存，但如果你使用電子表格、電子郵件和 Word，則可能需要手動更新供應商資料、存檔決策文件並儲存 RFP 範本。
儲存這些資料非常重要，特別是備選的供應商資料，本次的合作你可能由於各種原因沒有選擇他們，但不代表下次不會選，下次如果你需要選擇新專案的外包團隊，不妨先考慮這些備選的供應商，不需要重新發佈 RFP 招標，比較節省時間和成本。
RFP 範本+範例+提案軟體工具推薦
知道了寫 RFP 有哪些要點後但還沒有想好怎麽做？儘管不同業務的 RFP 都不同，但你可以參考以下RFP 範本和範例，最後還有好用的RFP 提案工具推薦。
免費的 RFP 模板
1. Monday.com 的RFP 範本
Monday.com 是一個專業的專案管理軟體，他們提供的 RFP 範本是直接在雲端系統上運行並且可自訂的，無論你的專案規模如何，都可以輕鬆匹配你的業務需求以及提案應包含的內容。
使用這個範本非常簡單：
- 用自己的電郵免費注冊Monday.com 賬戶，然後登入
- 前往RFP模板，然後點擊視窗右上方的 Use template
可以看到這個範本包括兩個部分：專案進度模板和專案建議書模板。
專案進度模板：在發出 RFP 尋求專案協助之前，你需要了解專案的進度，在這個範本中你可以自訂項目視覺化狀態標記、計算所有項目費用的總計以及輕鬆匯出和匯入 Excel等。
專案建議書模板：在弄清楚了自己的專案需求和預算之後，就可以正式編寫 RFP 了，這個投標模板將所有的要點和細節（如專案簡介、目標、需求、可能遇到的困難、時間進度表等）都寫在表格中了，你按照自己的專案任務進行一些自訂和修改即可。
之後你還可以在系統内管理你的專案，如果你沒有思路，可以多多參考 Monday 的範本庫，各類型的範本和模板讓你的團隊輕鬆建立、運行和追蹤工作流程。
2. HubSpot 的 RFP 範本
HubSpot 提供了三個免費下載的RFP 模板，你可以根據自己的業務將討論過的外包需求、預算詳細資訊和實施時間表等填到表格中，模板下載即可使用。
RFP 範例
國家發展委員會發佈了一份建議書徵求文件，這個一份比較正式的 RFP 範例，目標是建構公教體系雲端資料中心，主要的内容包括專案概述、現狀説明、專案需求、服務水準及罰則、交付項目及驗收等。
RFP提案軟體工具推薦
RFP 軟體提供了一種結構化的方式來輕鬆管理整個 RFP 流程，幫助團隊鳥瞰追蹤進度以及基於過去的 RFP 內容自動產生初稿等，目前越來越多的公司正在從 RFP 電子表格轉向軟體，節省了人力成本並保持競爭優勢。
下面推薦四款好用的 RFP 管理工具：
1. Monday.com
如上面推薦的 Monday.com RFP 範本提到，在這個專案管理系統中你可以更加輕鬆地管理需求和外包任務，因為每個專案的所有需求和協議都集中在一個地方。
除了 RFP 的建立之外，這個工具能做的事情還有超多，比如專案管理、客戶關係管理、人力資源管理、產品管理等等，這邊就不詳細介紹了，如果你有興趣就直接注冊試用即可。
2. PandaDoc
PandaDoc 是一個比較知名的提案管理解決方案，能幫助團隊在比較短的時間內製作出合規和客製化的 RFP。
PandaDoc 非常容易設定和自訂，模板創建過程也很簡單，而且他們也有很多現成的模板，你可以在幾分鐘內設定您的第一個 RFP，甚至可以使用文件本身的即時更新與團隊成員進行協作。
3. Loopio
Loopio 是一個備受好評的RFP 回應軟體，協助企業管理和完成 RFP、RFI、安全問卷等的回應流程。
Loopio 主要是提供產品或解決方案的供應商使用，當收到客戶的 RFP 時，可以使用這個回應軟體來集中管理和回應客戶的問題。
借助 Loopio，團隊可以在幾分鐘內完成初稿、高效協作並確保回應的一致性，RFP 答案內容庫是可搜尋的，而且他們的 RFP 回應庫也超厲害，讓你可以即時存取先前 RFP 中的所有答案，為你的團隊節省寶貴的時間。
另外 Response Intelligence 是 Loopio 的專有機器學習技術，可在回應過程中提供見解並提出建議，幫助回應人員簡化工作並創建獲勝提案，使其成為市場上最容易使用的 RFP 回應解決方案。
4. Nusii
與市場上的其他提案軟體如 PandaDoc 等類似，Nusii 使用拖放編輯器，使用者花更少的時間編寫 RFP，從而有更多的時間來發展其他業務領域。
而且Nusii 提供很細節的功能，比如:
- 能將影片添加到你的提案中：你可以直接嵌入來自 YouTube 和 Vimeo 的影片，甚至可以將影片直接上傳到 Nusii，由此在RFP中介紹你的團隊、提出想法、案例研究甚至以前的客戶評價。
- 發送即時通知：當你的客戶打開你發送的帶有其提案連結的電子郵件、客戶有回饋意見、客戶在虛線上簽名等，你都會收到Nusii 的通知。
- 品牌推廣：你可以設定與你的品牌相符的提案，包括顏色、標誌、圖像和字體等，你的客戶只會看到您的品牌，而不是Nusii 品牌。
- 內容庫：透過Nusii 的內容庫，你可以將以前提案中使用過的内容重複用到提案中，節省編輯的時間，也可以使用變量功能，保證重要數據（例如客戶的姓名、公司、地址等）始終正確，避免在新提案的文字中隱藏其他客戶資訊的尷尬。
結尾
RFP 是專案管理中的一個具有數十年歷史的重要工具，各種規模的公司/組織都使用 RFP 流程來收集數據、制定策略採購決策並找到最佳供應商，同時實現價值最大化和風險最小化，特別是在 B2B 業務中會比較常見。
RFP 最適合需要詳細供應商建議的複雜專案，而對於簡單的項目或標準商品，使用RFQ來對比報價即可。
如果你不懂RFP，你可能會錯失很多機會，現在你應該對RFP 有一定的了解，如有任何問題，請在下方寫下你的留言。
徵求建議書常見問題解答（RFP FAQ）
走完整個RFP流程需要多長時間？
走完整個流程大概需要數月甚至一年，當然不同專案的RFP時間長度可能會有所不同，具體取決於你設定的提案提交時間和選擇供應商的時間。
–RFP 撰寫：此階段可能需要大約一個月的時間來收集你的所有需求並與你的團隊協商。
–提案截止日期：根據你截止提案的時間，所有供應商可能需要四到六週的時間才能提交完成。
–提案審核：審核時間取決於多種因素，如果你收到很多提案，或者你需要與其他人一起審查提案，都需要更多時間，此階段至少需要一到兩週的時間。
–選擇供應商和簽訂合約：合約通常需要至少一周的時間來準備，如果你需要談判，可能需要更多時間。
RFP 的主要目的是什麼？
RFP（徵求建議書）的主要目的是向潛在供應商或承包商徵求詳細建議，概述他們針對特定項目或服務的方法、能力和成本估算。
RFP 是否適合所有類型的專案？
由於創建和管理 RFP 都需要時間，因此不是所有類型的專案都適合使用 RFP。
RFP 的好處是節省金錢時間和降低被騙的概率，如果你進行的是小型一次性採購，則風險本身就很小，RFP 的時間投入可能會超過潛在的收益。
RFP 最適合需要詳細供應商建議的複雜專案，對於簡單的項目或標準商品，RFQ詢價可能更合適。
RFP 管理的常見挑戰是什麽？
雖然 RFP 有許多好處，但所有東西都不是十全十美的，RFP也面臨挑戰：
複雜性：制定全面的 RFP 可能非常耗時，並且需要深入了解專案要求。
供應商回應：評估大量供應商回應可能會造成巨大的壓力並且佔用大量資源。
範圍變更：專案範圍可能會發生變化，從而導致 RFP 中的修訂或澄清，這可能會造成混亂。
資訊不完整：RFP 中的資訊不完整或模糊可能會導致提案不一致和延誤。
供應商資格：確保潛在供應商合格並有能力滿足專案要求可能具有挑戰性。
