當企業購想要購買產品和服務的時候，通常會有個采購流程或者説 SOP，潛在供應商會提供報價或提案等文件，讓企業可以輕鬆比較不同供應商的產品和服務。
RFQ是其中的一種！
那麽什麽是RFQ？什麽時候會用到RFQ？本文介紹所有你應該知道的 RFQ 相關資訊，包括RFQ 與 RFP 的區別，RFQ 的流程以及怎麽寫RFQ 文件。
RFQ 是什麽？
RFQ 意思是詢價或報價請求，是英文 Request for Quote 的縮寫。
RFQ 是一份企業邀請潛在供應商針對具體服務或產品進行報價的文件，一般包括供應商的定價、付款條件以及產品規格等資訊。
當企業能夠明確自己的需求和預算，使用詢價文件能讓你從大量的潛在供應商中根據價格快速正確評估所有解決方案。
RFQ詢價的類型有哪幾種？
現在你已經知道什麼是詢價了，現在讓我們看看不同的RFQ類型，作為潛在投標人（供應商），你可能會收到四種類型的詢價文件：
類型1：公開招標
在公開招標格式中，發布詢價可以比較快速地吸引承包商或供應商，而供應商的回覆是公開的，所有潛在投標人都可以看到這些回覆，可以看到彼此的定價。
如果你是供應商，你可以改變和降低價格來與你的競爭對手進行博弈。
從好的方面來說，這種RFQ格式能更容易地獲得客戶合約；不利的一面是，公開的投標價格意味著投標的競爭加劇。
類型2：密封報價
與公開招標一樣，密封報價對所有合格的供應商開放，不同之處在於響應過程，所有回應均被保密，潛在買家只能在提交截止日期後知曉報價。
這對於避免其他供應商的高度競爭性投標很有用，但有個小缺點是，如果你是很有競爭力的供應商，由於競爭減少你可能無法佔上風。
類型3：受邀詢價
這是最常用的詢價投標類型之一，需求方會預先選定客戶聯絡的供應商和承包商名單。
詢價請求僅發送給入圍的供應商，然後供應商提交詢價，這種類型的詢價可以以開放式和封閉式投標格式發送。
這種詢價類型比較高效，能夠加快採購流程，此外，被選中參加此類投標也是市場信譽良好的供應商，風險比較少。
此詢價類型的缺點是需求方可能會錯過那些不在名單内但更優質的供應商。
類型4：逆向拍賣
在逆向拍賣中，買方提出對特定商品或服務的請求，邀請供應商企業相互進行價格競爭以交付所要求的商品，合約會簽訂給願意接受最低金額的賣方。
當流程無法產生可行的投標者/價格時，通常會使用此方法。
對於買方來説，反向拍賣有助於節省時間和金錢，儘管有時會犧牲品質。
RFQ 與 RFP
RFQ（詢價）和 RFP（需求建議書）之間的主要區別在於其目的和範圍。
當企業準確知道自己想要購買什麼並向供應商尋求定價資訊時，就會使用RFQ（詢價），詢價文件主要包括規格、所需數量和定價詳細資訊。
而當企業需要複雜專案有關產品或服務的詳細資訊時（通常是基於服務的合約、具有模糊要求的大型專案的材料或更複雜的基於貨物的合約），你需要的建議請求(RFP)，而不是 RFQ。
舉例説明：
你需要特殊的交付後服務，例如你要購買新的辦公室印表機，並且需要隨叫隨到的服務，來幫助解決出現的問題。
你需要簽訂基於服務的合同，例如聘請顧問來構建公司的工作流程自動化。
需求建議書文件（RFP）主要包括專案範圍、目標、交付時間表、可交付成果和評估標準等。
RFP 要求潛在供應商有效地「推銷」他們能提供的解決方案，例如，你可能會徵求下一代機器專案的建議或尋求簡化營運的諮詢協助。
在這些情況下，RFP 描述了「大局」需求，供應商會告訴你他們將如何解決問題或為你提供材料以及粗略的報價估算，與詢價（RFQ）的不同之處在於，RFP列出的明確規定較少，更多的是與供應商的來回協作。
什麽情況下會使用RFQ？
詢價文件非常高效和實用，但並非所有情況都適合使用詢價。
通常會用到 RFQ 的場景如下：
- 已有備選的供應商：你手頭上已經有可信或合格的供應商
- 你的需求是標準化的：你的需求是針對特定的產品或服務，不需要客製化
- 不需要附加服務：你清楚需要的確切數量和要求，並且購買僅針對產品本身，不需要任何附加服務
- 目標是獲得最優惠的價格：價格是選擇供應商的主要評估因素
RFQ詢價模板
RFQ 文件包含什麽資訊？通常，你可以將文件分爲供應商資訊、專案内容和報價明細。
自訂一個表格將以下内容列出即可，你需要填寫專案内容，其他的兩部分應該由你的潛在供應商填寫：
供應商資訊
- 公司名稱
- 公司地址
- 聯絡資訊 – 負責人的姓名、職位、電話、電子郵件
專案内容
- 產品細節和目標
- 交付時間
- 回覆方式
報價明細
- 產品詳細資訊－名稱和規格
- 產品數量
- 產品描述
- 產品價格
這邊推薦你直接使用Monday.com的RFQ範本，這個多功能工作系統提供的RFQ 範本專為簡單客製化而設計，可以更有效地收集多個報價。
使用這個範本非常簡單：
- 用自己的電郵免費注冊Monday.com 賬戶，然後登入
- 前往RFQ模板，然後點擊視窗右上方的 Use template
可以看到這個範本包括兩個部分：
詢價文件模板：這個表格包含有關團隊的資訊、所需要的服務和價格明細以及供應商的相關資訊，這個詢價檔案可以直接輸出發給供應商或者直接在軟體平台内邀請供應商進行協作並填寫詢價文件。
供應商審核模板：這個模板屬於團隊的内部文件，是對所有供應商進行審核和評選的表格，包括三個部分：待發送RFQ的供應商、待評估的供應商以及首選供應商。
專案管理是一項持續的任務，需要專門的管理系統，而RFQ 範本只是 monday.com 的工作作業系統為你的團隊提供的一項小服務，這個工具能做的事情有很多，比如管理任務進度、客戶關係管理、訂單管理等等，你可以參考 Monday 的範本庫 來開始嘗試這個專業的工作系統。
RFQ 的流程是怎麽樣的？詢價如何運作？
詢價的流程並不複雜，無論你是哪個行業，詢價的流程一般包括以下幾步：
第1步：建立詢價文件
詢價文件至少應該包含產品或服務（即所需的功能）的清單、數量、報價以及付款條件，當然這邊建議你參考上面的RFQ詢價模板來完善文件。
如果你沒有自己訂下詢價文件的格式，潛在供應商可能會傳給你不同的資料，這樣你會比較難進行比較和挑選。
第2步：準備潛在供應商列表
一般情況下，詢價文件不會向公衆招募，你可以找到聲譽比較好或以前合作過的供應商，然後對這些潛在供應商進行盡職調查，將合格的企業加入你的潛在供應商列表中。
爲什麽這邊不建議你公開發佈詢價文件？最主要的原因是RFQ 詢價文件不同於RFP 文件，所包含的資訊不多，你只能對比價格和成本，不利於你識別和找到好的解決方案。
當然，如果你是準備RFQ 和RFP 文件一起用，那麽你開放投標招募也沒關係。
第3步：發送詢價文件
你可以透過電子郵件和電話等方式來聯絡潛在供應商並發送詢價文件，然後設定大概3-4週的時間作爲最後限期讓供應商完成詢價文件。
第4步：選擇並回覆供應商
哪家公司給你最優惠的價格？哪家公司可以提供你所需的所有產品/服務？
你可以對比他們的出價，如果有必要也可以進一步和潛在供應商溝通，選擇最優的解決方案。
最後，在你和選擇的供應商簽署合約後，你還要通知所有供應商這次招標的結果，讓他們知道自己沒有被選中，然後和他們一直保持聯絡，畢竟你們下次可能有合作的機會。
如何回應 RFQ？
上面我們在需求方的角度來介紹了如何製作和發送詢價文件，那麽如果你是產品或服務的提供方（供應商），當你收到RFQ請求你報價的時候，應該怎麽回應才會顯得比較專業？
發送報價請求 (RFQ) 的採購團隊通常會考慮一個標準：價格，他們會比較關注你提供的產品或服務是否符合他們的預算。
但儘管詢價可能更像是成本爭奪戰，如果你能在其他方式（例如最快的交付）量化你的價值也很重要。
回覆詢價的基本面
以下是回覆詢價時需要考慮的基本面：
- 具體詳細說明詢價中的所有內容，不要留下任何未解決的問題，收到詢價文件的時候，可以思考一下以下的問題：
1）詢價提到的產品或服務是否適合你的組織和解決方案？
2）你是否有一個全面的解決方案來解決詢價中提出的每個問題？
3）你的定價符合預算嗎？
4）你與需求方是否有現有或先前的關係？
- 研究買家的業務。
- 給自己足夠的時間來回复，但不要錯過截止日期。
回覆詢價的實用技巧
任何詢價響應的目標都是爲了被選中，以下是一些詢價回應的實用提示：
1. 證明你的承諾
查看交貨時間表、預算和其他要求，你們有能力依承諾交付嗎？你有良好的業績記錄嗎？如果需求發生變化，你能靈活應對嗎？你可以在你隨報價提供的信函中回答這些問題。
2. 像談判者一樣思考
不要從一開始就提供最低價格，而是提交毛利率高 10% 的報價，以便為談判留出迴旋餘地，這樣你就不必犧牲利潤來贏得勝利，而且需求方也會因協商出比原始報價更低的價格而感到滿意。
3. 取得內線消息
需求方公司發出詢價的真正原因是什麼？是在他們準備購買之前就發現你的定價嗎？或者也許，與其他供應商證明他們的預算合理？在擺出所有牌之前與客戶建立關係非常重要。
即使你這次沒有中標，積極進行詢價回應也可能會有未來的合作機會。
結尾
如果你的公司有多個備選供應商，並且你知道自己的具體需求，那麼詢價能夠讓你輕鬆比較供應商提供的交付能力和價格，簡化你的采購流程。
另外，RFQ 文件和RFP 文件既可以單獨用，也可以一起用。
對於比較複雜的專案，需要同時用到兩份文件，那麽一般是先發RFQ 文件再發RFP 文件。
報價請求相關的疑問與解答FAQ
RFQ文件是由誰起草和製作的？
需求方的採購團隊負責製作 RFQ 文件並將其發送給他們的首選供應商，以便他們提交報價和投標。
RFQ 提供所需產品或服務的詳細資料，並指定所需數量，當所聯絡的供應商提交出價時，公司會對它們進行比較，通常會接受提供最低價格並滿足必要標準的供應商。
RFI、RFP和RFQ之間有什麼區別？
RFI、RFP 和 RFQ 是買家向潛在供應商發送的正式請求，這三份文件在採購過程中發揮不同的作用，幫助買方收集資訊、公平評估選項並做出最佳決策。
RFI 是一種資訊請求，可協助組織了解潛在供應商的能力、產品和專業知識。
RFP 是徵求建議書，要求供應商做出正式答复，概述他們如何最好地滿足買方的需求。
RFQ 是僅尋求定價資訊的報價請求。
作爲產品或服務的提供方，你何時可能會收到詢價請求？
詢價並非適用於所有採購，若出現以下情況，你可能會收到RFQ文件：
-你是透過資格預審的供應商。
-需求方正在尋找不需要客製化的開箱即用的產品或服務。
-產品或服務交付後不需要供應商後續支援。
-定價是關鍵決定因素。
例如，如果客戶正在尋找客製化軟體解決方案，那麼定價只是眾多考慮因素之一，在這種情況下，你更有可能收到更全面的文檔，例如 RFP。
RFQ 的優點和缺點
RFQ的優點：
-效率：與 RFP 相比，RFQ 的準備和評估速度更快，因為 RFQ 主要關注價格。
-競爭加劇：詢價允許多個供應商僅在價格上競爭，這可能為買方節省成本。
雖然詢價在簡化採購流程和提高成本效率方面表現出色，能夠提供定價資訊的快照，但它們通常缺乏評估供應商除成本之外的整體能力所需的深度，所以這邊建議你選擇受邀詢價，僅將 RFQ 文件傳給你已經做過調查的供應商。
RFQ缺點：
-資訊有限：詢價可能無法全面了解供應商除定價以外的能力。
-最小化客製化：詢價通常適合標準產品或服務，可能不適合需要客製化解決方案的複雜專案。
對於尋求客製化解決方案和深入了解供應商能力的組織來說，徵求建議書 (RFP) 是一個更合適的選擇，RFP 使買方能夠闡明詳細的專案要求並向供應商徵求客製化建議，從而促進協作。
RFQ 包含什麼？
以下是詢價表中應包含的一些最重要的資訊：
公司介紹－這部分可以幫助需求方了解供應商的業務和需求。
需求—讓供應商了解報價請求的詳細需求以及是否應該提交報價。
品質標準－品質和技術基準是什麼？
數量和持續時間—需要多少商品/服務以及需要多長時間？
交貨日期－供應商何時需要交付所徵集的商品/服務？
付款/合約條款－合約期間的條款和條件是什麼？
投標選擇因素－影響評估過程的任何因素。
提交和截止日期 -預計如何提交報價，最後日期是什麼時候？
