瀑布式專案管理是什麽？10分鐘學會用瀑布模型管理專案

如果你曾經管理過專案，你一定聽説過瀑布法Waterfall methodology。

在瀑布流程中，你必須完成每個專案階段才能進入下一個階段，這種方法在很大程度上依賴於開始之前完成的所有要求和思考。

在管理專案時，了解使用哪種方法至關重要，透過充分了解每個專案管理模型的內容，你可以選擇一個能夠降低成本、最大限度地減少錯誤並最大限度地提高效率的模型。

在本文中，我們會介紹什麼是瀑布法，解釋其主要用途、優點和缺點，然後與其他一些主要專案管理模型進行比較，以及如何在自己的公司中使用瀑布模型來管理專案。

專案管理中的瀑布法是什麼？

瀑布法 Waterfall methodology（也稱爲瀑布模型）是一種傳統線性專案管理方法，是電腦科學家 Winston Royce 於1970 年在關於軟體開發的研究論文中提出的。

這是一個按順序進行的過程，在專案開始時收集利害關係人和客戶的需求，然後建立連續的專案計劃來滿足這些需求。

瀑布模型之所以如此命名，是因為專案的每個階段都會和下一個階段有聯係，像瀑布一樣貫穿專案的所有階段（例如分析、設計、實施、測試和維護），每個階段都依賴前一個階段的可交付成果，因此你需要先完成前一個階段，然後才能進入下一階段工作。

此線性管理方法可讓你儘早規劃和設定專案的結構，讓你可以更輕鬆地執行和管理專案進度。

瀑布方法論分爲哪幾個階段？每個階段包含哪些內容？

瀑布方法由五個階段組成：需求、設計、實施、驗證和維護，下面我們詳細分解瀑布開發的五個具體階段，並讓你了解為什麼在進入下一階段之前完成之前的每個階段工作至關重要。

第1階段：需求階段

在此階段，你需要收集資訊並建立專案所需的所有要求和文件。

需求階段要做的事情如下：

• 確定專案範疇：這是專案中最重要的文件之一，你可以在其中確定專案目標、專案要求、可交付成果、截止日期、成本等。
• 和利害關係人溝通：為了使專案範圍與利害關係人（擁有既得利益的人）的期望保持一致，你需要進行訪談並清楚地了解他們到底想要什麼。
• 進行市場研究：為了更好地服務你的專案計劃，請對競爭對手、當前市場、客戶需求等方面進行一些市場研究。
• 組建團隊：現在，你需要將專案相關的人員和資源聚集在一起，並將任務分配給團隊成員。
• 啟動：啟動會議是與你的團隊和利害關係人的第一次會議，你可以在其中介紹所收集的資訊並設定期望。

第2階段：設計階段

收集完所有需求後，你應該已經完成了專案相關的研究，並且知道利害關係人的期望，這時候就可以開始規劃專案了。

現在，你需要弄清楚如何透過創建系統設計來獲得最終的交付成果。

設計階段要做的事情如下：

• 確定任務：使用工作分解結構列出實現最終可交付成果所需的所有任務。
• 建立甘特圖和計劃：任務就位後，你現在需要估計每項任務所需的時間，一旦你弄清楚了這一點，你可以將專案進度規劃和里程碑映射到甘特圖上，並努力連結依賴關係，你也可以將成本添加到甘特圖中，並開始製定預算。

第3階段：實施階段

這個階段中你需要實施計劃並使專案成為現實。

實施階段要做的事情如下：

• 分配團隊任務：專案經理將任務分配給團隊成員，讓他們負責完成這些任務並與團隊其他成員合作，專案經理可以從甘特圖建立這些任務並新增描述、優先順序等。
• 監控和追蹤：當團隊執行任務時，專案經理需要監控和追蹤他們的進度，以確保專案按照計劃進行。
• 管理資源和工作負載：在監控時，專案經理可能會發現問題，並且需要重新分配資源並平衡工作負載以避免瓶頸。
• 向利害關係人報告：在整個專案中，專案經理需要向利害關係人展示進度，與他們會面並討論定期的演示時間表。

第4階段：驗證階段

這個階段是測試並檢查最終的產品或功能是否解決了預期的問題。

驗證階段要做的事情如下：

• 測試：團隊完成專案任務後，必須經過廣泛的測試，以確保一切都按設計工作。
• 交付專案成果：解決所有錯誤後，你就可以將完成的專案提供給利害關係人。
• 關閉文書工作：確保所有文書工作均已蓋章並存檔。

第5階段：部署和維護階段

專案完成後產品投入運營或發布給客戶，這時維護階段就開始了。

當發現產品或功能有缺陷並收到使用者的更改請求時，你需要提供維護服務，指派一個團隊來負責更新並發佈新版本。

這是一個持續的發布後階段，只要你的合約規定，該階段就會持續下去。

如果你熟悉專案生命週期，你可能會注意到瀑布方法與其密切相關，每個階段對於專案成功來説都至關重要。

什麼時候該使用瀑布方法？

瀑布模型提供了從開始到結束的清晰計劃，並在流程的早期確定需求，由於這種線性特質，對於具有嚴格時間限製或完美操作要求的可合理預測的專案，瀑布方法是最佳選擇。

這些專案可以有多種形式和規模，涉及許多不同的行業。

比如：

• 你透過先前的經驗完全了解範圍和要求的專案
• 進度或實施沒有變化餘地的製造或建設專案
• 嚴重依賴可重複流程的專案
• 其他有嚴格時間或進度限制的專案

如何使用瀑布式專案管理軟體管理專案？

當你決定選擇用瀑布專案管理法的時候，這邊建議你使用專案管理軟體將瀑布專案管理提升到新的水平。

瀑布專案管理軟體能夠幫助你從開始到結束建立專案流程，專案經理可以輕鬆組織他們的任務，在甘特圖中製定明確的時間表，並在專案各個階段進行監控。

下面我們使用Monday.com專案管理工具來介紹如何使用瀑布法來管理專案

第1步：注冊登入 Monday軟體

Monday.com 是一個專業的專案管理軟體，無須下載軟體，直接在線上就能使用。

monday.com 的與眾不同之處在於它們提供工具來建立你所需的專案管理平台，憑藉智慧自動化、與其他工具的大量整合以及提供數據分析的介面，你會感覺自己僱用了額外的專案經理。

現在你可以前往 Monday.com 的官網使用電郵注冊自己的賬戶，然後登入系統，按提示進入到工作板就可。

第2步：使用現成的範本建立高級專案計劃

儘管進入工作板後，你可以自行建立專案計劃，但使用現成的專案提案範本來啟動你的專案更能節省時間和精力。

下面是制定專案計劃時能夠派上用場的幾個模板：

• 專案計劃模板
• 資源利用模板
• 專案成本管理模板
• 專案時間表模板
• 專案風險登記冊模板

第3步：將關鍵專案文件與利害關係人和相關成員共享

透過Monday.com的工作管理系統，你可以隨時隨地和團隊成員和利害關係人協作，並將相關的文件進行分享，讓他們直接訪問和存取，而不是只在研討會上或透過電話與他們交談。

你也可以控制其存取權限等級，例如，你可以僅向最重要的利害關係人授予編輯權限。

第4步：使用甘特圖來優化你的專案進度

甘特圖是用於規劃和調度的重要專案管理工具，能夠將你的任務收集到時間表上，然後你可以連結依賴項、設定里程碑、管理資源等等。

你在上面第2步中建立了專案計劃，可以開啟甘特圖視圖顯示相關的專案任務時間表。

第5步：使用整合和自動化來改善跨部門協作

大多數公司會在整個組織中使用各種不同的應用程式，如果同一個專案中各種任務或數據都需要從不同的工具或系統中存取，比較會浪費時間導致效率低下。

而Monday專案管理軟體有著非常強大的整合功能，能與200+個不同的軟體（如Gmail、Excel、zoom 等）進行無痛整合。

比如，如果客戶透過Zendesk向客戶支援提交相關投訴，monday.com 可以自動讓你的整個團隊知道。

第6步：建立報告

專案報告讓專案經理能夠更詳細地了解其瀑布專案的內部運作，幫助他們做出更好的決策，也能夠作為溝通工具，讓利害關係人了解情況。

Monday專案管理工具可以輕鬆產生資料豐富的報告，顯示專案差異、時間表、狀態等，取得有關計劃進度與實際進度的報告。

然後，你可以在專案會議中準確地與利害關係人分享專案的進度情況，並讓每個人都了解專案的狀態。

第7步：新專案的重複計劃

瀑布法非常適合提供經驗讓你快速複製開啟下一個專案，如果你確切知道完成專案需要什麼，那麼你可以將其製作成模板。

使用 monday.com，只需點擊一個按鈕即可輕鬆建立適合你公司要求和工作流程的自訂範本，在下一次的新專案時你只需作一些修改和調整就可馬上啟動和使用。

瀑布法與其他流行的專案管理方法比較

瀑布法只是眾多專案管理模型中的一種，並非適用於所有類型的專案。

以下是瀑布法與其他三種流行的專案管理模式（敏捷、看板和 Scrum）的比較。

瀑布式與敏捷式（waterfall vs agile）

敏捷方法是一種靈活的、迭代的專案管理方法，會將較大的專案分解為較小的任務，這種方法允許團隊在中途調整專案，以滿足客戶需求或解決迭代期間出現的問題。

那麽waterfall vs agile的分別是什麽？

瀑布式與敏捷式不同的地方有：

• 瀑布法有固定的時間線，專案什麽時候開始和什麽時候結束從一開始就已經規劃好了；而敏捷法的時間表不是固定的時間表，而是隨著專案的進展而調整。
• 至於客戶參與度方面，一旦確定了最終目標，除了特定的情況或可交付成果之外，瀑布法不會讓客戶或專案所有者參與整個過程，專案的進程從一開始就已概述，因此納入客戶回饋並不是流程的一部分；而敏捷則相反，其一個基本部分是讓客戶參與專案開發的每一步，並在軟體開發團隊完成專案的不同階段時向他們提供回饋。
• 瀑布是在每個階段都完全完成才能進入下一階段，該專案也是提前規劃的，使該管理系統非常適合那些從開始到結束都清楚自己的目標的團隊；瀑布不如敏捷靈活，敏捷重視短時間的工作，稱為衝刺，甚至在專案的後期階段也可以納入新資訊。
• 使用瀑布方法的專案預算通常是固定的，由於專案從開始到結束都是確定的，因此專案中期更改預算的空間較小；而敏捷對改變持開放態度並鼓勵試驗，即使在專案的後期階段也是如此，因此使用敏捷法的專案算往往更有彈性。

瀑布與看板（waterfall vs Kanban）

看板專案管理方法使用敏捷方法原則，但以稍微不同的方式進行，團隊使用看板來視覺化任務，其中每項活動都分配有一張卡片，當其接近完成時，該卡片會從一列移動到另一列。

例如，任務可能會在標記為「已指派」、「進行中」、「測試」和最後「完成」的欄位之間移動。

瀑布法和看板之間的主要區別包括：

• 看板專注於不斷改進產品，而瀑布旨在創建明確定義的產品，而不添加改進。
• 看板可以適應專案中期的變化，而瀑布則不能。
• 看板通常會導致範圍蔓延，利害關係人的意見和要求在整個專案中不斷變化，而瀑布透過預先列出專案需求一般不會出現這種情況。
• 如果沒有指定的時間表，使用看板的項目可能需要比使用瀑布規定的明確定義的時間範圍更長的時間。

瀑布與 Scrum（waterfall vs Scrum）

Scrum 專案管理是另一種基於敏捷的方法，可協助團隊透過一組價值觀、原則和實踐來建立和管理他們的工作。

在 Scrum 中，工作被組織成稱為「衝刺」的短迭代，通常持續一到四週，在每個衝刺期間，團隊專注於交付整個專案的一個小的、有形的部分，稱為增量。

定期會議（例如每日站立會議和衝刺評審）可以使團隊保持一致並確保進展步入正軌。

透過將工作分解為可管理的區塊並優先考慮靈活性和回應能力，Scrum 使團隊能夠快速適應不斷變化的需求並有效地交付高品質的產品。

Scrum 和瀑布式的差異如下：

• Scrum 需要相當多的熟悉度才能使用，你的團隊需要了解 Scrum 的工作原理，以及該流程特有的語言和角色；而瀑布法則相對來説非常容易理解和使用。
• Scrum 沒有設定完成日期，從而引入了範圍蔓延的風險；而使用瀑布方法則不會，因為需求階段提前詳細說明了所有內容。
• Scrum 可以在每次衝刺後根據需要進行更改；而瀑布比較不靈活，無法隨著專案的持續進行修正。

瀑布專案管理方法的優點和缺點

瀑布方法是一種完善的專案管理工作流程，但每種方法都會有其好處與局限，下面我們具體介紹瀑布模型的優點和缺點吧。

瀑布法的好處

專案經理選擇使用瀑布專案管理方法有幾個原因：

• 清晰的專案結構：專案需求在第一階段就已達成一致，因此規劃和調度簡單明了。
• 輕鬆設定成本：有了完整的專案時間表，你可以準確估算專案成本、資源和期限。
• 易於管理進度：當你經歷瀑布模型階段並達到里程碑時，可以輕鬆衡量進度。
• 額外要求少：客戶不會不斷地向專案添加新的要求，因此一般情況下不會延遲計劃。
• 可複製的流程：如果一個專案成功，你可以在具有類似需求的另一個專案中再次使用該流程。
• 風險管理能力強：大量的前期規劃可以降低風險，讓成員之執行任務之前發現問題。
• 增強責任和問責：團隊在每個流程階段承擔責任，每個階段都有一套明確的目標、里程碑和時間表。
• 為非專家人員提供更精確的執行：瀑布法可以讓經驗較少的團隊成員參與流程。

瀑布法的局限性

瀑布法對於可預測的專案有奇效，但通常對於那些具有許多變數和未知數的專案卻會失敗，下面我們看看使用瀑布模型有什麽限制：

• 更長的交付時間：與敏捷等迭代流程不同，由於瀑布流程不靈活，最終產品的交付可能需要比平常更長的時間。
• 創新的靈活性有限：線性專案計劃是僵化的，缺乏適應突發事件的彈性，任何意外事件都可能導致採用此模型的專案失敗。
• 客戶回饋的機會有限：對於客戶來說，在專案開始時闡明他們的所有需求可能很困難。
• 大量的功能請求：由於客戶在專案執行期間幾乎沒有發言權，因此啟動後可能會出現大量變更請求，例如向現有程式碼新增功能，這可能會造成進一步的維護問題並延長啟動時間。
• 截止日期蔓延：如果某個階段出現重大問題，一切都會陷入停滯，在團隊解決問題之前，任何事情都無法取得進展，甚至可能需要返回到上一階段來修改需求。

儘管瀑布式專案管理計畫有其缺點，但在你已經有相關的專案管理經驗下，或者在客戶一開始就確切知道他們想要什麼的專案中，瀑布式專案管理計劃非常有效。

結尾

瀑布法是一種遵循線性流程的結構化、連續的專案管理方法，由五個主要階段組成：需求收集、設計、實施、測試和維護。

雖然瀑布模型能夠清晰的規劃和很好地控制專案的各個方面，但它可能不適合需求不斷變化的專案，了解瀑布方法和敏捷方法（例如 Scrum）之間的差異對於為給定專案選擇最合適的方法至關重要。

瀑布專案管理法的相關問題和解答（FAQ）