在創意構思或行銷等工作中，流程圖、線框圖和思維導圖等圖表你應該接觸得不少，在開始一個專案時以視覺方式組織想法會讓工作更高效。
本教學中我們主要介紹什麽是流程圖、流程圖圖形的定義、繪製流程圖的技巧，以及流程圖的替代方案，讓每個人都能製作美觀、專業的流程圖，馬上開始學習吧。
什麽是流程圖Flow Chart？
你或多或少都應該聽過甚至親自繪製過流程圖。
流程圖的英文是 Flow Chart，屬於心智圖的其中一種類型，是描繪產品、應用程式或網站主要功能的流程或系統圖，幫助我們可視化複雜的過程，或明確問題和任務的結構。
通常，流程圖將步驟顯示為矩形、橢圓形、菱形和其他的形狀，並透過箭頭連接來顯示每一個步驟的順序。
流程圖圖形定義
流程圖符號代表著不同的意思，無論你是繪製流程圖的設計人員，還是團隊中討論和檢視流程圖的成員，你都需要明白每個圖形的定義，才能看懂圖表。
但你也不要被各種各樣的流程圖形狀嚇倒，大多數圖表只需使用下面列出的一些常見符號即可繪製。
矩形
過程符號，代表一個過程、動作或功能，這是流程圖中使用最廣泛的符號。
橢圓
開始/結束符號，代表路徑的起點、終點和潛在結果，形狀內通常包含「開始」或「結束」等相關的字。
箭頭
流程符號，線條和箭頭將兩個區塊連結起來，表示流程圖路徑前進的方向、順序或流程。
菱形
決策符號，表示要回答的問題，通常菱形下方需要回答「是/否」或「對/錯」，然後流程圖路徑會根據結果分成不同的分支。
圓形
換頁或連接符號，這個符號通常用在比較複雜的圖表中，一般版面不夠，就需要用到這個符號來連接兩個位於不同頁面的流程。
文件檔符號
這個符號形狀像風吹起的旗子，表示在流程中有輸入、輸出或參閲的文件檔案
流程圖Flow Chart範例
不管是工作或生活，你都可以用流程圖來釐清邏輯和解決問題，比如下面兩個流程圖範例
網站購物流程圖範例：
遇到認識的人是否應該打招呼流程圖範例：
何時使用流程圖？流程圖用於哪些情況？
製作流程圖時首先要思考的問題之一你想要解決什麽問題，流程圖能用於各個方面的工作，下面是流程圖的一些常見用途：
1. 專案管理
使用流程圖使你能夠以直觀的方式概述專案的詳細資訊和要求，幫助你顯示流程、清楚說明何時發生什麼、誰做了什麼以及每個步驟的預期結果，而不是使用多個文件一一列出。
2. 產品設計與開發
流程圖還可以準確描述產品的工作原理，包括其設計和開發。
根據產品類型的不同，產品設計流程圖可以很簡單也可以非常複雜，最終目標是說明產品的設計和功能以及多次迭代的計劃。
3. 資料管理
你可以使用流程圖來擷取、管理、分析和分享資料，還可以建立標準化流程來確定資料集之間的差異。
流程圖能夠有效地幫助視覺化數據，以便做出更有效的分析和決策。
4. 業務流程文件
流程圖可以幫助你提高業務流程效率，使用流程圖能輕鬆說明業務流程的每個步驟、決策和結果。
這有助於公司了解哪些領域可以改進，以此來降低成本並提高效率。
例如，企業可以使用流程圖來協助記錄其招募流程，以確定是否存在不需要或不具成本效益的步驟。
5. 製作技術文件
流程圖也比較適合用於建立技術文件檔案，例如軟體手冊等。
流程圖可協助你擷取、組織和顯示軟體開發、實施和使用的具體步驟，幫助用戶安裝和使用軟體，並解決在沒有第三方幫助的情況下可能出現的問題。
6. 品質管理
流程圖還可以用來改善產品品質管理，使用流程圖來明確指定產品製造流程中每個步驟的負責人員，這樣能夠有效地解決產品品質問題。
流程圖的類型有哪些？
上面我們總結了流程圖的主要用途，不同類型的流程圖能用於不同的工作需求中，那麽流程圖都有哪些類型呢？
這邊介紹常見和常能用到的流程圖類型，你可以根據自己的需求選擇最合適的流程圖類型來視覺化自己的工作和任務。
類型1：過程流程圖 (Process flow diagram)
流程圖最常見的用途之一是規劃新專案，工程師和軟體設計人員經常使用流程圖來實現此目的。
當專案涉及一系列涉及決策的步驟時，過程流程圖能幫到你，另外過程流程圖也適用於記錄新流程或改進舊流程。
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類型2：泳道流程圖（Swimlane Flowchart）
顧名思義，泳道圖是一個並排顯示多個職責的圖表，就像游泳池中的平行泳道一樣。
泳道流程圖的最大好處是它能夠說明流程中涉及的不同個人、團隊或部門之間的互動和職責。
你可以輕鬆地直觀地看出哪些任務可以同時開始，以及哪些任務需要在開始下一個任務之前完成。
泳道流程圖通常可用於記錄跨職能組的流程，從標準報告到遵守政府法規，使用流程圖比書面敘述更有效。
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類型3：資料流程圖（Data flow diagram）
資料流程圖( DFD) 可協助你了解資料如何流經系統，透過將複雜的流程分解為相互關聯的氣泡和箭頭來簡化複雜的流程，從而創建資料如何移動和變化的視覺化表示。
例如，軟體開發人員可能會使用 DFD 來繪製軟體系統內如何處理使用者輸入。
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類型4：決策樹圖（Decision tree diagram）
決策樹圖可讓你視覺化任何重要業務決策中的選項，仔細考慮潛在的結果，並確保在做出決定之前考慮所有問題。
透過引導你回答一系列是與否的問題，決策樹圖有助於確定具體的商業決策如何展開。
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類型5：PERT 圖
專案評估審查技術 (PERT) 圖表根據時間軸按順序分解專案的任務和依賴關係，這種類型的流程圖可以幫助你的團隊實現目標和里程碑，並在每個階段保持在正軌上。
專案經理可以使用 PERT 圖表來分配資源並領先於潛在問題，確保專案按計劃進行並按時完成。
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類型6：概念流程圖（Concept Map Flowchart ）
概念圖非常適合腦力激盪會議和早期規劃，用來進行集思廣益、組織並以簡單的視覺格式獲得詳細資訊的整體視圖，將大概念分解為子概念，看看哪些想法會導致哪些結果。
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如何繪製流程圖？
弄清楚了流程圖代表的符號意思後，你就可以嘗試製作自己需要的圖標了。
第1步：確定流程圖的目的
每個流程圖都應該有一個明顯的目的，並在標題中清楚地說明。
比如，你要在網站中建立漏斗並收集客戶的電郵地址，那麽你的流程圖就要圍繞這個目的進行製作，並與你的團隊成員達成共識。
第2步：使用流程圖軟體
這邊介紹你使用Clickup 或 Figma 作爲流程圖繪製工具，這兩款免費的線上流程圖製作工具，提供很多流程圖範本以及拖放符號，可供你直接使用。
更令我覺得驚喜的是他們的協作功能，會在你繪製時自動儲存編輯內容，並讓你透過線上協作白板與團隊成員分享想法。
你可以注冊登入Figma 自行繪製流程圖，也可以參考上面幾種常見流程圖類型的模板，修改成你想要的樣子。
如需更多流程圖圖範本，可前往 Figma Community 搜尋
第3步：列出任務清單並繪製流程圖
根據你的目的和需求，在團隊内進行腦力激盪，提出解決方案並按邏輯將每個任務清單列出。
然後用流程線和箭頭以邏輯順序將一個符號連接到下一個符號來繪製流程圖。
第4步：完善流程圖
初步繪製出流程圖後，你還可以和團隊成員進行協作和探討，確認需求和任務能夠順利進行。
第5步：管理專案
雖然工作流程圖有其用途，但一般來説專案經理其實不太關心視覺效果，反而更關心實際的工作流程執行情況。
如果你面對的是比較大型或複雜的專案，那麽在你建立了流程圖之後，我認爲很有必要進行專案的管理。
因爲無論你使用哪種類型的流程圖，它們都是靜態的，因此很難深入了解特定任務或即時查看特定專案的進度，如果你也認爲這是一個缺點，那麽不妨考慮使用 monday.com 來應對（具體的使用方法參考以下流程圖的替代方案部分）。
流程圖的替代方案：將你的工作流程圖表替換為Monday.com
對於相對複雜的專案，這邊認爲並不適合用流程圖來表示，首先是繪製會變得困難，其次流程圖不適合用於專案的管理。
儘管 monday.com 不會建立工作流程圖，但這個專案管理工具能讓你可以更輕鬆地將工作流程圖中的任務付諸實施，並提供了更大的可視性、責任感和洞察力，這是工作流程圖表無法做到的。
使用方法也超簡單：
- 馬上用你的電郵注冊一個 monday.com 賬戶。
- 然後從模板庫中挑選適合你自己專案的範本來開始管理你的專案！（非常直覺）
monday.com Work OS 能輕鬆建立專案的動態和視覺化分解，杜絕因不斷參考硬拷貝來了解負責人或花很多時間來督促某人採取下一步行動的情況，看板可讓你快速查看任務的所有者，甚至可以根據日期或狀態變更設定自動化。
最好的地方是你可以隨時隨地進行更改，如果你認爲調整流程可以讓工作更加高效，那麽拖放任務順序即可，這是使用流程圖辦不到的。
使用流程圖有什麽優缺點
流程圖能用於程式設計、專案管理和流程文檔等，是一個非常實用的工具，但沒有哪一個工具是萬能的，下面我們了解一下流程圖的優缺點以及如何利用其優勢並有效地克服局限性。
流程圖的優點
優點1：簡化概念，讓流程更清晰
流程圖的主要優點之一是能夠使複雜的流程一目了然，透過將過程分解為由不同符號和箭頭表示的單獨步驟，流程圖將抽象概念轉化為具體的視覺元素。
這種清晰度對於編碼特別有益，因為理解邏輯流程至關重要。
優點2：幫助確定具體步驟和做法
流程圖有助於將流程分解為單獨的步驟，從團隊的角度來看，讓成員理解工作流程，對負責的工作有個大致的了解並以最有效的方式完成工作。
優點3：有效的溝通工具
流程圖是團隊成員之間優秀的溝通工具，提供了一種每個人都可以理解的通用語言，無論其技術專業知識如何。
在多學科團隊或企業專案規劃中尤其有用，因為並非每個人都精通要討論的專業知識，但藉助流程圖，就可以更輕鬆地理解和分析專案。
優點4：易於識別錯誤
透過流程圖的簡單結構，使用者可以輕鬆識別整個流程中的錯誤並進行修正和實施新技術，這些錯誤可以很容易地消除，並且可以發展出有效或合理的技術。
優點5：易於分析和整合
流程圖能幫你輕鬆識別和分析潛在問題和瓶頸，從而可以在潛在領域降低成本和分配時間，然後做出正確的決策。
流程圖的缺點
缺點1：建立和更新流程圖可能會比較耗時
流程圖的一個顯著缺點是建構起來比較耗時，尤其是對於複雜的流程。
此外，如果發現流程圖的流程或邏輯有錯誤需要更新流程圖，整個流程圖都會受到影響，修改流程圖可能是一項繁瑣的任務。
缺點2：不適用於複雜的專案
當繪製線性、可重複和逐步的流程時，流程圖效果最佳，但如果你要創建一個不遵循熟悉序列的流程，流程圖很難將流程視覺化，可以説對於非常複雜的流程，流程圖會變得複雜且難以遵循。
複雜的任務有時候很難用流程圖中的一組或已經定義的形狀來繪製，即使你能夠為這些複雜的專案創建一個流程，也可能變得非常混亂，沒有任何幫助。
缺點3：對於不認識流程圖符號的人來說難以理解
由於並非所有人都能理解流程圖中使用特定符號背後的目的和動機，因此普通人無法立即理解流程圖的意思。
所以當你繪製流程圖的時候，最好能夠在圖表中簡單解釋各個圖形代表的意思，這樣溝通就會變得更有效。
結尾
流程圖可以幫助人們快速做出決策或自動執行重複的過程，並且可以用作記錄工作流程的視覺輔助工具。
由於其靈活性和繪製工作流程的能力，流程圖可以用在許多不同類型的組織中。
用上面介紹的線上流程圖製作軟體來製作高品質的流程圖，輕鬆簡化設計流程並讓專案步入成功的軌道。
跟著上面的步驟，馬上開始製作你自己的流程圖吧！
流程圖常見問題解答（FAQ）
有哪些好用的線上流程圖製作工具？
流程圖製作軟體有很多，最簡單的是你直接打開 Word 檔案就可以開始畫流程圖了。
但如果你想要高效地製作專業的流程圖，這邊推薦你使用 Figma 和 ClickUp，這兩個工具都提供了很多的實用流程圖模板，最適合新手使用，不需要從頭開始畫，而且還能輕鬆和團隊成員進行協作。
流程圖設計有哪些規則？
流程圖遵循特定的規則來有效地傳達資料流，以下是流程圖設計需要注意的准測：
1. 清楚地從定義的起點開始流程圖。
2. 包括表示流程或系統輸出結束的端點。
3. 用箭頭連接流程圖符號以獲得清晰的方向。
4. 保持文字簡明扼要。
5. 確保步驟流程遵循邏輯順序。
6. 使用標準化符號以避免混淆
流程圖的符號代表什麽？
流程圖中最常使用的一些符號包括：
橢圓形：此符號表示進程的開始。
矩形：矩形描繪了過程中的正常步驟。
菱形：菱形表示流程圖中的分支。
圓圈：圓圈表示流程中的跳轉。
平行四邊形：平行四邊形展示資料輸入或輸出。
什麼時候可以使用流程圖？
總的來説，團隊可以使用流程圖來：
1. 記錄複雜的流程並集思廣益改進。
2. 與利害關係人和其他團隊分享流程或系統如何運作。
3. 組織團隊執行流程中的特定任務。
4. 識別瓶頸和工作流程問題。
5. 標準化流程，尤其是在軟體工程領域。
6. 檢查開發過程中的進度。
